Gli assistenti amministrativi generalmente lavorano in un ufficio. Queste persone sono generalmente impiegate per aiutare uno o più amministratori senior o funzionari dell’azienda. Il lavoro di assistente amministrativo può essere trovato in una vasta gamma di settori, dall’immobiliare allo sviluppo di siti Web. I loro compiti includono spesso una combinazione di compiti d’ufficio, compiti specializzati e compiti personali.
Le competenze richieste da un assistente amministrativo possono variare notevolmente. Questo perché le esigenze di ciascun datore di lavoro possono essere molto diverse. Questo è vero anche all’interno di un singolo settore. Il lavoro di assistente amministrativo presso una società di stampa potrebbe non comportare tutti i compiti o le competenze di un lavoro presso un’altra società. Per questo motivo, la divulgazione e la valutazione delle responsabilità sono spesso un fattore determinante durante il processo di intervista, anche quando è chiaro che una persona ha esperienza nel settore.
Quasi tutto il lavoro di assistente amministrativo includerà un certo tipo di mansioni d’ufficio. È raro, se non impossibile, trovare una tale posizione in cui le competenze informatiche non sono necessarie. L’estensione richiesta di tali competenze informatiche può essere limitata alle funzionalità di foglio di calcolo di base, elaborazione testi e Internet. In alcuni casi, potrebbe essere necessario che una persona sia altamente avanzata in queste aree e potrebbe essere necessario avere esperienza con programmi meno comuni, come i software di contabilità.
La gamma di conoscenze specializzate che possono essere richieste sono specifiche del settore e dell’azienda. In una società di sviluppo di siti Web, ad esempio, il lavoro di assistente amministrativo può richiedere alcune conoscenze di programmazione e web design. Una società immobiliare, tuttavia, può richiedere a una persona di avere competenza in settori come il diritto immobiliare e la geografia.
Poiché molti professionisti sono spesso impegnati, le linee tra un assistente amministrativo e un assistente personale possono diventare sfocate. Il lavoro di assistente amministrativo generalmente include l’esecuzione di attività personali per altri, come la pianificazione di attività o il rifiuto di inviti che non sono direttamente associati al lavoro. Tali lavori possono comportare compiti umili come ordinare e ottenere il pranzo o inviare e ricevere consegne private.
All’interno di alcune società, esistono diversi livelli di assistenti amministrativi. Alcuni possono essere meglio qualificati, meglio pagati e avere titoli più significativi di altri. Ciò accade spesso quando il carico di lavoro richiesto è più di una persona in grado di gestire. Si trova anche all’interno di aziende che sono sostenitrici della separazione di alcuni dazi, come i crediti e i debiti. In questi casi, il lavoro di assistente amministrativo può essere definito in modo esplicito o un amministratore senior può delegare compiti a suo piacimento.