A principal utilização de uma sala de videoconferência é para as pessoas se comunicarem entre si através do uso de transmissões de vídeo e áudio. Uma chamada de videoconferência é diferente de uma chamada de videofone porque envolve um grupo de pessoas, não duas pessoas solteiras. Como há várias pessoas envolvidas, muitas vezes uma sala de videoconferência terá que ser usada pelas pessoas que participam das telecomunicações. Esta sala deve ser projetada e configurada adequadamente, pois isso garante que todos possam ser vistos e ouvidos durante a reunião. Existem muitas maneiras diferentes de configurar uma sala de videoconferência, e o número de pessoas e o objetivo da reunião geralmente determinam que tipo de organização é mais apropriada.
Quando há uma sala de videoconferência suficientemente grande, e geralmente menos de 15 pessoas, uma sala de videoconferência em forma de U pode ser configurada. Esse tipo de configuração geralmente inclui três tabelas, todas conectadas umas às outras, formando um U. A pessoa com quem o grupo está se comunicando geralmente é visível na tela da TV ou do computador na parte aberta da U. Os participantes da reunião sentam-se nas partes externas das mesas, para que possam assistir, se comunicar e fazer anotações.
Para videoconferências que envolvam 16 ou mais pessoas, na maioria das vezes, é mais vantajoso marcar a reunião em um auditório. Embora esse tipo de configuração não permita muita interação entre todos os participantes, um microfone de público-alvo pode ser utilizado para fazer perguntas. Essa configuração também permite que todos os participantes visualizem facilmente a tela de vídeo, que geralmente é configurada na frente da sala do auditório.
Independentemente do tipo de design em que uma sala de videoconferência esteja configurada, é importante que a sala não tenha superfícies brilhantes e, mais importante ainda, sem vidro. Se a sala tiver janelas, persianas escuras devem cobri-las. Superfícies brilhantes, vidro e janelas tendem a refletir não apenas a luz, mas também o som, dificultando a visão das pessoas do outro lado.
Existem várias outras dicas que podem ajudar na configuração de uma sala de videoconferência. Um microfone é suficiente para cada três pessoas em uma videoconferência. Sempre que uma apresentação individual estiver ocorrendo, um microfone de lapela deve ser usado. A cor vermelha não deve ser encontrada em nenhuma decoração ou em qualquer pessoa encontrada nas salas de videoconferência, pois isso causará tremulações no vídeo. A maioria das salas de videoconferência exige de uma a três câmeras, com todas as câmeras, telas de vídeo e monitores afastados de luzes brilhantes.