A maioria das empresas deve lidar com o fluxo de caixa e, para acompanhar o fluxo de faturamento e receita, as faturas podem ser usadas. Uma fatura ? uma fatura detalhando servi?os prestados ou produtos adquiridos e seu custo total. Eles podem vir de fornecedores externos da empresa ou podem ser emitidos da empresa para outras empresas ou clientes. Um livro de faturas ? uma maneira de manter todas essas faturas organizadas e armazenadas. H? muitas raz?es pelas quais uma empresa pode manter faturas, inclusive para fins fiscais, an?lise de fluxo de caixa e manuten??o de registros.
Existem muitos benef?cios em manter um livro de faturas. Nos EUA e em algumas outras regi?es, algumas empresas podem deduzir muitas de suas compras ao longo do ano ao registrar impostos. Quando isso ? feito, h? uma chance das empresas terem de provar que essas compras foram feitas e que uma certa quantia foi paga. Outro bom momento para organizar os registros de faturas em um livro de faturas ? ao analisar o fluxo de caixa. A maioria das empresas examinar? o fluxo de caixa uma vez a cada trimestre, e as faturas podem demonstrar para onde o dinheiro est? indo e vindo.
A manuten??o geral de registros ? o motivo mais comum para manter um livro de faturas. ?s vezes, pode ser necess?rio mostrar a um fornecedor o que foi pago ou mostrar a um cliente o que n?o foi pago. Esses livros podem ser organizados de qualquer maneira que atenda ?s necessidades da empresa. Quando houver necessidade, ter as faturas em um local conveniente pode ajudar a evitar confus?es ou disputas.
Muitas empresas usam software de fatura eletr?nica. Isso pode funcionar de v?rias maneiras e, novamente, permite que a empresa organize e contenha as faturas da maneira que melhor se adequar a elas. Manter registros eletronicamente pode economizar tempo e espa?o, e normalmente existem muitos tipos de software dispon?veis em diversas faixas de pre?o.
Outras empresas ainda utilizam faturas em papel e eletr?nicas. Um livro de faturas pode conter o papel, tamb?m chamado de faturas f?sicas. Os livros eletr?nicos podem ter c?pias digitalizadas dessas faturas ou podem simplesmente ter os dados deles inseridos e organizados para pesquisa r?pida. H? benef?cios para ambos e, no entanto, uma empresa escolhe armazenar suas faturas ? inteiramente de acordo com suas necessidades.
Algumas empresas podem usar muitas faturas diariamente. Muitas vezes, essas faturas s?o menores e mais podem ser alinhadas no livro de faturas. Geralmente, ? recomend?vel que uma empresa salve faturas entre tr?s e sete anos. Isso pode criar v?rias pilhas de livros, que podem ser mantidos em uma sala ou pr?dio de registros totalmente separado.
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