Como forma de minimizar o impacto da inadimplência sobre a funcionalidade de uma empresa, a reserva para inadimplência é simplesmente um meio de criar um banco de fundos de reserva que ajuda a compensar a inadimplência acumulada. Normalmente, essa inadimplência é incorrida quando as faturas do cliente permanecem sem pagamento e não há muita chance de cobrança nas faturas pendentes. Aqui estão alguns cenários diferentes em que uma reserva de inadimplência pode causar um impacto positivo.
Uma das aplicações mais comuns de uma reserva de crédito de liquidação duvidosa é encontrada no negócio de fatorar as contas a receber de uma empresa. Essencialmente, uma empresa de factoring compra um banco de faturas de uma corporação, com o entendimento de que os pagamentos serão direcionados ao novo proprietário das faturas. A empresa de factoring avança uma grande porcentagem do valor nominal das faturas para o cliente, mas retém uma porcentagem a ser reservada em caso de inadimplência. A porcentagem retida geralmente é calculada com base nos padrões médios de pagamento exibidos por períodos de faturamento anteriores envolvendo os mesmos clientes. Depois que todas as faturas pendentes do período são pagas e liberadas, os fundos que foram reservados para cobrir as despesas com devedores duvidosos são liberados e encaminhados ao cliente da empresa de factoring.
Outro exemplo do uso de uma reserva de crédito de liquidação duvidosa tem a ver com a baixa de dívidas incorridas devido à falência ou um cliente saindo do negócio. Mesmo quando uma empresa solicita proteção contra falência e um acordo é alcançado para permitir que os credores recebam uma pequena porcentagem da dívida pendente, geralmente há uma quantidade considerável de faturas pendentes que o fornecedor deve anular. Uma reserva de devedores duvidosos ajuda a aliviar o trauma de ter que se comprometer com a baixa de faturas pendentes quando não coletadas. Além disso, a ação de usar uma reserva de dívidas incobráveis para cobrir esse tipo de perda também pode ser usada frequentemente como dedução das declarações fiscais anuais, o que ajuda a facilitar ainda mais a perda financeira para a empresa.
Mesmo uma pequena empresa pode ocasionalmente ter um cliente incapaz de honrar uma fatura por um motivo ou outro. Ter uma reserva de dívidas incobráveis pode ser particularmente importante para as pequenas empresas, pois uma grande porcentagem da receita gerada tende a ir para operações básicas. Quando a receita arrecadada é muito menor que o valor gerado das faturas, uma fonte de recursos para compensar a diferença se torna crucial. Criar uma reserva para devedores duvidosos que seja aproximadamente igual a pelo menos trinta dias de despesas operacionais é uma excelente maneira de se proteger contra a incidência de devedores duvidosos e diminuir o impacto negativo no funcionamento geral dos negócios.
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