Deixar uma mensagem de voz pode realmente ser um pouco estressante para pessoas que se sentem desconfortáveis ao conversar com uma máquina. Em ambientes de negócios em particular, pode-se sentir obrigado a falar de uma certa maneira ou abster-se de dizer certas palavras. Felizmente, a etiqueta do correio de voz é bastante semelhante à de outras formas de comunicação comercial e, desde que a pessoa que sai do correio de voz fale claramente e deixe informações pertinentes sobre a gravação, a etiqueta do correio de voz é, na maioria das vezes, efetivamente seguida. Deve-se lembrar de ser breve, preciso e bem falado ao deixar uma mensagem comercial e ao deixar uma mensagem casual, deve-se também seguir a etiqueta do correio de voz e ser breve e claro.
Ao deixar uma mensagem, o objetivo principal é transmitir uma breve descrição de quem é o chamador e onde ele poderá ser alcançado no futuro. A pessoa que recebe o correio de voz não pode obter essas informações se o chamador não falar claramente. Não se deve apressar a mensagem; ele ou ela deve falar claramente e fornecer apenas as informações básicas de que a pessoa que recebe a ligação precisa para retornar ao chamador. Deixe um número de telefone na gravação e certifique-se de enunciar claramente para que a pessoa que recebe a chamada possa entendê-lo.
Nas chamadas comerciais, a etiqueta do correio de voz determina que o chamador não seja muito casual com a pessoa que recebe a chamada. O chamador deve pensar no correio de voz como uma interação com a pessoa real; ele deve pensar em como ele ou ela iria interagir com a pessoa que recebeu a ligação se fosse uma interação cara a cara e falar em conformidade. Gírias, xingamentos e familiaridade excessiva devem ser evitados, embora isso não signifique que o interlocutor deva parecer frio e desconectado. Todo mundo que recebe um correio de voz reagirá mais positivamente a uma voz brilhante do que a fria ou com raiva, portanto, seja brilhante, mas educado.
Para seguir a etiqueta do correio de voz, também deve-se evitar mensagens de voz longas com detalhes excessivos e diatribes desmedidos. O correio de voz não é o fórum apropriado para expandir um tópico que precisa ser discutido; pelo contrário, é uma maneira de comunicar a outra pessoa que é necessária uma conversa cara a cara ou por telefone. A brevidade pode melhorar um relacionamento comercial em vez de impedi-lo, e não se deve esperar uma resposta imediata da pessoa que está sendo chamada. A idéia de um correio de voz é deixar uma mensagem, não iniciar ou continuar uma conversa completa.
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