Os requisitos de retenção de registros da folha de pagamento variam muito de uma jurisdição para a seguinte, portanto, os empresários devem se familiarizar com as leis em sua área. Alguns dos documentos que podem precisar ser retidos dizem respeito a impostos sobre os salários, benefícios dos funcionários e registros do número de horas trabalhadas. Eles também devem considerar manter cópias digitais e em papel dos registros da folha de pagamento. Se possível, os documentos em papel devem ser armazenados em um gabinete à prova de fogo para evitar danos.
É uma boa idéia descobrir por quanto tempo os registros da folha de pagamento precisam ser mantidos. Isso pode variar de um país para o outro e geralmente é governado por agências de receita locais. Como regra, a maioria dos registros precisa ser mantida entre quatro e dez anos após a ocorrência das transações.
Os empresários também devem determinar quais registros específicos da folha de pagamento precisam ser mantidos. Alguns importantes podem incluir documentos que provam que certos impostos foram retidos nos salários dos funcionários. Um indivíduo também pode precisar se apegar a registros que mostram quanto ele foi pago e o número de horas trabalhadas. Essa prática de retenção de registros da folha de pagamento pode ajudar a provar que os funcionários receberam pelo menos o salário mínimo local, se houver. Também pode ajudar a estabelecer a conformidade com as leis do trabalho infantil, se aplicável.
Outras opções de retenção de registros da folha de pagamento podem incluir salários extras, benefícios a empregados, férias ou auxílio-doença. Se a empresa contribuir para um fundo de aposentadoria ou pagar parte dos prêmios de seguro de seus funcionários, a documentação disso também deve ser salva. Se os funcionários são pagos em comissão, um supervisor também pode precisar manter os relatórios de vendas da empresa.
Devem ser mantidas cópias digitais e em papel dos registros. Isso ocorre para que haja um arquivo de backup no caso de um conjunto de registros ser destruído. Os registros digitais devem ser mantidos em dispositivos de armazenamento removíveis, como um disco rígido de backup, disco ou unidade flash, além de tê-los no disco rígido do computador. As cópias em papel devem ser travadas em um armário à prova de fogo localizado em uma área que não é propensa a inundações, pois isso pode ajudar a garantir a segurança desses documentos.
A retenção de registros da folha de pagamento pode ser uma parte importante das operações regulares de qualquer negócio. Fazer isso normalmente é fácil se o trabalho é mantido regularmente. Salvar documentos de maneira ordenada e pelo tempo necessário pode economizar uma grande dor de cabeça ao gerente no caso de uma auditoria ou venda do negócio.
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