Os requisitos de reten??o de registros da folha de pagamento variam muito de uma jurisdi??o para a seguinte, portanto, os empres?rios devem se familiarizar com as leis em sua ?rea. Alguns dos documentos que podem precisar ser retidos dizem respeito a impostos sobre os sal?rios, benef?cios dos funcion?rios e registros do n?mero de horas trabalhadas. Eles tamb?m devem considerar manter c?pias digitais e em papel dos registros da folha de pagamento. Se poss?vel, os documentos em papel devem ser armazenados em um gabinete ? prova de fogo para evitar danos.
? uma boa id?ia descobrir por quanto tempo os registros da folha de pagamento precisam ser mantidos. Isso pode variar de um pa?s para o outro e geralmente ? governado por ag?ncias de receita locais. Como regra, a maioria dos registros precisa ser mantida entre quatro e dez anos ap?s a ocorr?ncia das transa??es.
Os empres?rios tamb?m devem determinar quais registros espec?ficos da folha de pagamento precisam ser mantidos. Alguns importantes podem incluir documentos que provam que certos impostos foram retidos nos sal?rios dos funcion?rios. Um indiv?duo tamb?m pode precisar se apegar a registros que mostram quanto ele foi pago e o n?mero de horas trabalhadas. Essa pr?tica de reten??o de registros da folha de pagamento pode ajudar a provar que os funcion?rios receberam pelo menos o sal?rio m?nimo local, se houver. Tamb?m pode ajudar a estabelecer a conformidade com as leis do trabalho infantil, se aplic?vel.
Outras op??es de reten??o de registros da folha de pagamento podem incluir sal?rios extras, benef?cios a empregados, f?rias ou aux?lio-doen?a. Se a empresa contribuir para um fundo de aposentadoria ou pagar parte dos pr?mios de seguro de seus funcion?rios, a documenta??o disso tamb?m deve ser salva. Se os funcion?rios s?o pagos em comiss?o, um supervisor tamb?m pode precisar manter os relat?rios de vendas da empresa.
Devem ser mantidas c?pias digitais e em papel dos registros. Isso ocorre para que haja um arquivo de backup no caso de um conjunto de registros ser destru?do. Os registros digitais devem ser mantidos em dispositivos de armazenamento remov?veis, como um disco r?gido de backup, disco ou unidade flash, al?m de t?-los no disco r?gido do computador. As c?pias em papel devem ser travadas em um arm?rio ? prova de fogo localizado em uma ?rea que n?o ? propensa a inunda??es, pois isso pode ajudar a garantir a seguran?a desses documentos.
A reten??o de registros da folha de pagamento pode ser uma parte importante das opera??es regulares de qualquer neg?cio. Fazer isso normalmente ? f?cil se o trabalho ? mantido regularmente. Salvar documentos de maneira ordenada e pelo tempo necess?rio pode economizar uma grande dor de cabe?a ao gerente no caso de uma auditoria ou venda do neg?cio.
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