Muitos cargos de secretariado, de escritório e outros exigem que os candidatos tenham certas qualificações de digitação, além de outras habilidades relacionadas ao trabalho. Essas qualificações geralmente incluem a capacidade de digitar um número mínimo de palavras por minuto, mantendo uma baixa taxa de erros. Os datilógrafos também devem ter experiência com pacotes de software de processamento de texto populares. Os datilógrafos de profissões especializadas, como medicina e direito, também podem precisar de experiência com a terminologia relacionada a esses campos e a capacidade de transcrever gravações de áudio.
Uma das qualificações de digitação mais básicas listadas em anúncios de trabalho de escritório é a capacidade de digitar um determinado número de palavras por minuto (WPM). Muitos datilógrafos profissionais são obrigados a produzir pelo menos 40 WPM, e as posições relacionadas à estenografia ou ditado podem exigir velocidades muito mais altas. Os digitadores de toque normalmente são capazes de operar a uma taxa muito mais alta do que as pessoas que usam os métodos de dois dedos ou caçar e picar. As aulas e a prática de digitação podem ajudar o datilógrafo a aprender as técnicas apropriadas e aumentar sua velocidade consideravelmente.
Como parte de sua taxa WPM, os funcionários do escritório também precisam ter uma baixa taxa de erros como parte de suas qualificações de digitação. Os erros de digitação incluem erros de ortografia, gramática e formatação que podem danificar a reputação de uma empresa se não forem corrigidos. Os datilógrafos que precisam constantemente corrigir erros de ortografia tendem a ter um WPM mais baixo e geralmente precisam gastar mais tempo revisando documentos para garantir que estejam livres de erros. Embora os programas de processamento de texto tenham facilitado a captura de certos tipos de erros ortográficos, muitos digitadores se tornam super-dependentes desses programas para detectar seus erros e acabar cometendo diferentes tipos de erros.
No passado, os datilógrafos eram obrigados a trabalhar com máquinas de escrever manuais e frequentemente trabalhavam ao lado de outros trabalhadores de escritório em grandes piscinas. Os computadores substituíram amplamente os sistemas de digitação mais antigos, e agora os datilógrafos modernos precisam ter experiência com um ou mais pacotes de software de processamento de texto. Essa experiência agora é uma das qualificações de digitação mais importantes para novos contratados, porque eles podem passar a maior parte de seu horário de trabalho utilizando software de produtividade do escritório. Alguns datilógrafos também podem precisar ter experiência com planilhas ou softwares de apresentação como parte da função de assistente administrativo.
Certos tipos de profissões podem exigir qualificações de digitação adicionais para seus funcionários de escritório. Os consultórios médicos e jurídicos usam terminologia especializada com a qual um datilógrafo deve estar familiarizado para executar seu trabalho. A linguagem precisa exigida nos documentos legais e médicos também requer muita atenção aos detalhes, porque erros de digitação podem ter um impacto significativo na interpretação de um documento.