Les secrétaires modernes sont souvent le ciment qui maintient un bureau ou une organisation ensemble en s’assurant que les membres du personnel et les clients sont au bon endroit au bon moment et qu’ils disposent des documents et des informations nécessaires. Les compétences du secrétaire vont de la prise de rendez-vous et de la mise en place des salles de réunion à la préparation des documents juridiques. Le type et la taille de l’entreprise dans laquelle travaille une secrétaire dicteront souvent les compétences requises ; Cependant, il existe certaines compétences de base en secrétariat que toutes les secrétaires devraient maîtriser, notamment la dactylographie, la planification et les compétences téléphoniques.
Des compétences de communication de premier ordre sont essentielles pour les secrétaires. Il est important que les secrétaires soient en mesure de communiquer clairement et de partager des informations avec les clients et les collègues de diverses manières, notamment au téléphone, dans des documents écrits et lors de présentations. Les secrétaires orchestrent souvent les événements de la journée pour un patron ou un service, y compris la planification des réunions et la fourniture des documents requis aux personnes assistant aux réunions. Des compétences créatives en résolution de problèmes sont également essentielles, car les secrétaires sont confrontées à une variété de tâches chaque jour.
En plus des tâches de bureau courantes, les compétences de secrétaire devraient également inclure la planification d’événements. Les grandes réunions sont souvent organisées hors site, comme dans un centre de conférence ou une salle de réunion d’hôtel. En plus de réserver un espace de réunion et de fournir des indications à toutes les parties pour s’y rendre, une secrétaire est souvent chargée d’organiser l’hébergement pour la nuit, la location de voitures et les navettes aéroport pour les participants. La commande de collations, de repas et de boissons pour les invités tout au long de la réunion incombe également souvent à une secrétaire, tout comme la garantie que la salle est correctement aménagée et offre les connexions technologiques appropriées.
La capacité d’utiliser une grammaire, une ponctuation et une orthographe correctes est essentielle pour préparer des documents, des présentations et de la correspondance. Les compétences de secrétaire devraient également inclure la capacité de relire efficacement le travail afin de créer des documents sans erreur. Certains postes spécialisés, tels que les secrétaires juridiques et médicales, doivent également avoir une compréhension approfondie des termes utilisés dans ces professions. La capacité de créer une variété de graphiques visuels pour une utilisation en ligne, des documents et des présentations de groupe est une autre compétence généralement requise des secrétaires.
La maîtrise de la technologie est requise pour presque tous les postes de secrétaire. Les compétences du secrétaire doivent inclure des capacités avancées de messagerie, notamment le travail avec des pièces jointes, des dépliants et des photos créés avec une variété de logiciels. De nombreuses secrétaires travaillent en déplacement, il est donc indispensable de maîtriser les dernières compétences en communication sans fil. Les documents et les photos doivent souvent être modifiés et partagés, il est donc essentiel de pouvoir travailler avec une variété de programmes informatiques.