Un coordinateur de planification gère essentiellement un événement ou une réunion pour un particulier ou une entreprise, parfois à grande échelle. Les postes de coordonnateurs courants comprennent les types de mariage, d’affaires, de congrès et de réunion, parmi d’autres coordonnateurs pouvant exister dans une variété d’industries. Ces personnes voient un événement du début à la fin, n’impliquant un client que lorsqu’une décision importante ou un changement de plan est nécessaire. Certaines tâches courantes d’un coordonnateur de la planification comprennent la sélection d’un site de réunion, un aperçu des besoins et de l’environnement du client, et l’acquisition de nourriture et de boissons en plus de la coordination de toutes les activités entre les fournisseurs et la conclusion de l’événement pour le client. Tous les événements ne sont pas les mêmes, ce qui rend cette carrière enrichissante pour ceux qui aiment la variété dans un travail.
L’éducation formelle n’est pas toujours nécessaire pour un coordinateur de planification, bien que cela ne signifie pas que cette carrière est non qualifiée. Alors qu’une grande organisation qui embauche des coordinateurs pour ses clients peut exiger un diplôme universitaire, de nombreuses personnes travaillent comme entrepreneurs avec peu d’éducation formelle. Les diplômes communs applicables à ce cheminement de carrière comprennent les relations publiques, la gestion hôtelière et hôtelière, les communications ou le marketing. Dans certains cas, une personne qui choisit de travailler avec des entreprises clientes peut trouver un diplôme universitaire utile pour placer ses compétences au-dessus de celles d’un autre coordonnateur de la planification. La formation peut également être nécessaire une fois qu’une personne trouve un emploi dans une organisation qui embauche plusieurs types de coordonnateurs.
Lorsqu’un coordonnateur de la planification s’engage pour la première fois avec un client, il tente de déterminer le type d’événement et ce que le client désire. Les coordonnateurs expérimentés ont le plus souvent des portefeuilles de réunions ou d’événements antérieurs qu’ils peuvent utiliser comme exemples pour les nouveaux clients. Les décisions courantes pour les événements incluent l’emplacement, le niveau de formalité, le type de nourriture, la durée de certaines activités et une variété d’autres. La planification de la plupart des réunions et des événements peut prendre des semaines ou des mois, selon leur taille et leur portée. Par exemple, les coordinateurs de mariage peuvent prendre près d’un an pour planifier un événement en fonction des besoins et des désirs du client.
La plupart des événements sur lesquels travaille un coordinateur de planification nécessitent d’excellentes compétences en gestion du temps et en organisation. Les coordinateurs extrêmement performants trouvent souvent leurs talents tirés dans de nombreuses directions avec plusieurs clients et événements se déroulant en même temps. Alors que certains coordinateurs peuvent trouver cela épuisant physiquement et émotionnellement, d’autres peuvent trouver énergisant de voir un grand événement se concrétiser. De nombreux coordonnateurs de la planification peuvent également assister à l’événement et superviser plusieurs activités, ce qui leur permet de travailler directement avec les participants. Il peut aussi être gratifiant de voir une production à grande échelle à son comble.