Un assistant de direction consacre sa carri?re ? aider un responsable d’entreprise, g?n?ralement en fournissant une combinaison de conseils professionnels et de soutien administratif. Bien que les responsabilit?s associ?es au travail varient en fonction de la culture qui pr?vaut dans une entreprise donn?e, il existe quelques t?ches de base que tous les assistants effectuent. La plupart d’entre eux sont li?s au travail de secr?tariat, ? la planification et ? la gestion des contacts. De nombreux cadres consid?rent leurs assistants comme des personnes de r?f?rence pour des id?es, des recommandations et une aide confidentielle, et ils les assistent pour tout, de la photocopie aux points de presse.
Hi?rarchie
Les entreprises ayant des assistants de direction attribuent g?n?ralement un assistant par cadre. L’assistant est responsable de la gestion des t?ches qui lui sont d?l?gu?es par le cadre sup?rieur qui lui sert de sup?rieur imm?diat. Dans de nombreux cas, les assistants ont des bureaux juste ? l’ext?rieur des bureaux de leurs cadres, afin d’?tre aussi accessibles que possible.
Les assistants de direction ne r?pondent g?n?ralement qu’? leur sup?rieur nomm?. Ils agissent en tant que confident et aide de bureau de cette personne. Tout ce que l’ex?cutif a besoin de faire, l’assistant le fait. Ils peuvent accompagner leur ex?cutif aux r?unions d’affaires et sont charg?s de conna?tre les d?tails des autres participants. Selon les besoins de l’ex?cutif, des assistants peuvent ?galement venir en d?placement professionnel. ? ce titre, l’assistant est g?n?ralement responsable de la gestion du calendrier de l’ex?cutif, de l’organisation des r?unions et de s’assurer qu’il a lu le bon document d’information et qu’il est pr?t ? faire toutes les pr?sentations ou remarques n?cessaires.
T?ches de bureau
Tout dans le travail n’est pas aussi glamour que les voyages et les r?unions de haut niveau. Bon nombre des t?ches quotidiennes d’un adjoint de direction sont de nature administrative. Les assistants sont g?n?ralement charg?s de g?rer les documents de leur sup?rieur. Cela comprend le courrier, les correspondances entre les bureaux et le classement de base. L’assistant peut ?galement ?tre appel? ? g?rer un calendrier, ? suivre les heures de r?union, les rendez-vous officiels et les contacts importants.
Exigences de gestion
Selon la structure et la taille de l’entreprise, un assistant de direction peut avoir un ou plusieurs assistants pour l’aider dans la charge de travail. Il s’agit g?n?ralement de secr?taires ou d’employ?s de bureau plus d?butants. L’assistant de direction est g?n?ralement charg? de g?rer leurs t?ches et de leur d?l?guer des t?ches selon les besoins.
Dans la plupart des cas, le dirigeant de l’entreprise a peu ou pas son mot ? dire sur la structure de secr?tariat mise en place par son assistant. Les d?cisions sur la discipline, les ?loges et les augmentations sont souvent laiss?es ? la discr?tion de l’assistant, souvent en consultation avec le service des ressources humaines de l’entreprise.
Formation et exp?rience
L’obtention d’un emploi d’assistant de direction n?cessite g?n?ralement une combinaison de formation et d’exp?rience pratique. En g?n?ral, les cadres s’attendent ? ce que leurs assistants soient des experts des politiques et proc?dures de l’entreprise et qu’ils ma?trisent les fonctions de bureau de base. Il n’est pas rare qu’un salari? devienne assistant de direction apr?s avoir occup? un autre poste au sein de la structure de l’entreprise. De nombreux secr?taires de niveau inf?rieur, par exemple, acc?dent au statut d’assistant de direction apr?s plusieurs ann?es de bons r?sultats au travail.
La plupart des entreprises pr?f?rent que les assistants d?tiennent un certain type de dipl?me. Des cours en gestion, en ressources humaines ou m?me en sociologie peuvent ?tre b?n?fiques, mais il suffit g?n?ralement de d?tenir un dipl?me dans quelque chose. Les responsables du recrutement des entreprises consid?rent souvent les ?tudes coll?giales comme une marque de prestige et d’intelligence globale plut?t que comme une source de connaissances sp?cifiques li?es ? l’emploi.
Cependant, cela ne veut pas dire qu’un dipl?me universitaire est requis pour devenir assistant de direction. Dans de nombreux cas, l’exp?rience est plus importante que l’?ducation formelle. Bien qu’il puisse ?tre difficile d’?tre embauch? au niveau de la direction imm?diatement apr?s le lyc?e, quelqu’un qui n’a qu’un dipl?me d’?tudes secondaires et qui a pass? plusieurs ann?es ? travailler comme membre du personnel de soutien dans une entreprise peut ?tre le candidat le plus convaincant. Les entreprises sont souvent plus int?ress?es par la capacit? d’un candidat ? effectuer le travail que les ?coles nomm?es sur un curriculum vitae.
Prestige et Avantages
Les assistants de direction sont g?n?ralement consid?r?s comme un peu ?litistes, du moins en ce qui concerne le personnel de soutien. Ils ont tendance ? avoir des privil?ges non partag?s par les autres adjoints administratifs, tant en termes de ressources que de salaire. Dans certaines entreprises, un assistant de direction avec une longue dur?e peut ?tre admissible ? participer ? des programmes de retraite ou ? d’autres avantages non disponibles pour les employ?s occupant des postes inf?rieurs.
Relation avec les assistants personnels
Dans certains cas, les assistants de direction peuvent ?galement effectuer certaines t?ches personnelles, telles que ramasser le nettoyage ? sec ou organiser des vacances pour un animal de compagnie. Cependant, ce ne sont pas des obligations professionnelles normales. La plupart du temps, ces types d’emplois non administratifs sont les t?ches d’un assistant personnel. Il peut ?tre facile de confondre assistants personnels et assistants de direction, bien que le travail qu’ils effectuent soit techniquement distinct. Le seul r?le officiel d’un adjoint de direction est d’aider un sup?rieur ? r?ussir dans son travail. Un assistant personnel, d’autre part, est g?n?ralement charg? d’aider une personne importante ? organiser sa vie en g?n?ral, ? la fois personnellement et professionnellement.