Un assistant de direction virtuel est un professionnel administratif hors site, généralement indépendant. Il ou elle exerce les mêmes responsabilités et tâches qu’un assistant administratif traditionnel de niveau exécutif, avec une mise en garde majeure. Les assistants virtuels, y compris les assistants destinés aux clients exécutifs, gèrent toutes les tâches administratives ou de secrétariat qui ne nécessitent pas de présence physique. Contrairement aux assistants de direction traditionnels, un assistant de direction virtuel travaille à distance en tant qu’entrepreneur indépendant pour plusieurs cadres et propriétaires de petites entreprises en même temps.
Les principales différences entre un assistant de direction traditionnel et un assistant de direction virtuel sont l’emplacement et la relation de travail entre le cadre et l’assistant. Avec l’avènement des technologies modernes, notamment la messagerie électronique, les logiciels de productivité et les capacités de réunion virtuelle, la localisation géographique n’est plus un obstacle. Les assistants peuvent vivre à des kilomètres, voire à des continents, des cadres qu’ils représentent. De plus, plutôt qu’une relation employé-employeur entre l’assistant de direction virtuel et le cadre, la relation est celle d’un fournisseur de services et d’un client.
Selon des organisations professionnelles comme l’Association internationale des professionnels de l’administration (IAAP), il existe deux principaux types d’assistants administratifs. Les secrétaires traditionnels et les assistants administratifs débutants gèrent des tâches telles que les calendriers et la planification, la préparation des communications écrites et verbales, la gestion des documents et des systèmes de classement, la préparation des voyages et l’organisation des ordres du jour des réunions et des documents justificatifs. Comparativement, les assistants de direction gèrent ces mêmes tâches pour les cadres et les cadres supérieurs, tout en maintenant des niveaux de responsabilités plus élevés, tels que la prise de décisions commerciales mineures au nom de l’exécutif. Selon le poste spécifique, les assistants de direction peuvent également être responsables de diverses autres tâches, notamment la préparation de bulletins d’information, la mise à jour des informations de profil de direction en ligne ou la maintenance d’un site Web.
Peu d’assistants virtuels font la même distinction entre l’assistance administrative générale et l’assistance administrative de niveau cadre que celle observée avec les professionnels de l’administration sur place. Au lieu de cela, en tant que propriétaire de petite entreprise, un assistant virtuel passe un contrat avec deux clients ou plus pour offrir tous les services d’assistance dont le propriétaire ou le cadre a besoin. La plupart des clients recherchent un assistant hors site capable de servir dans n’importe quelle capacité d’assistance, y compris en tant qu’assistant exécutif virtuel. Les compétences spécialisées, telles que l’utilisation de plateformes de médias sociaux, la création de sites Web complexes, la tenue de livres et d’autres compétences, sont courantes chez les assistants virtuels.
Chaque cabinet d’assistance virtuelle offre des niveaux de service, des tarifs et des types de services variés en fonction d’un marché cible spécifié. Les assistants virtuels qui réussissent possèdent plus que des compétences de soutien administratif. Des connaissances en marketing, la gestion des finances des petites entreprises, la capacité d’externaliser des projets à la fois pour l’assistant et pour les clients, ainsi qu’une solide compréhension des médias sociaux et des technologies émergentes similaires, sont impératifs. Les tarifs des assistants virtuels sont généralement basés sur le nombre d’heures ou proposés sous forme d’honoraires forfaitaires, similaires à ceux des comptables et des professionnels du droit.