Un assistant de direction virtuel est un professionnel administratif hors site, g?n?ralement ind?pendant. Il ou elle exerce les m?mes responsabilit?s et t?ches qu’un assistant administratif traditionnel de niveau ex?cutif, avec une mise en garde majeure. Les assistants virtuels, y compris les assistants destin?s aux clients ex?cutifs, g?rent toutes les t?ches administratives ou de secr?tariat qui ne n?cessitent pas de pr?sence physique. Contrairement aux assistants de direction traditionnels, un assistant de direction virtuel travaille ? distance en tant qu’entrepreneur ind?pendant pour plusieurs cadres et propri?taires de petites entreprises en m?me temps.
Les principales diff?rences entre un assistant de direction traditionnel et un assistant de direction virtuel sont l’emplacement et la relation de travail entre le cadre et l’assistant. Avec l’av?nement des technologies modernes, notamment la messagerie ?lectronique, les logiciels de productivit? et les capacit?s de r?union virtuelle, la localisation g?ographique n’est plus un obstacle. Les assistants peuvent vivre ? des kilom?tres, voire ? des continents, des cadres qu’ils repr?sentent. De plus, plut?t qu’une relation employ?-employeur entre l’assistant de direction virtuel et le cadre, la relation est celle d’un fournisseur de services et d’un client.
Selon des organisations professionnelles comme l’Association internationale des professionnels de l’administration (IAAP), il existe deux principaux types d’assistants administratifs. Les secr?taires traditionnels et les assistants administratifs d?butants g?rent des t?ches telles que les calendriers et la planification, la pr?paration des communications ?crites et verbales, la gestion des documents et des syst?mes de classement, la pr?paration des voyages et l’organisation des ordres du jour des r?unions et des documents justificatifs. Comparativement, les assistants de direction g?rent ces m?mes t?ches pour les cadres et les cadres sup?rieurs, tout en maintenant des niveaux de responsabilit?s plus ?lev?s, tels que la prise de d?cisions commerciales mineures au nom de l’ex?cutif. Selon le poste sp?cifique, les assistants de direction peuvent ?galement ?tre responsables de diverses autres t?ches, notamment la pr?paration de bulletins d’information, la mise ? jour des informations de profil de direction en ligne ou la maintenance d’un site Web.
Peu d’assistants virtuels font la m?me distinction entre l’assistance administrative g?n?rale et l’assistance administrative de niveau cadre que celle observ?e avec les professionnels de l’administration sur place. Au lieu de cela, en tant que propri?taire de petite entreprise, un assistant virtuel passe un contrat avec deux clients ou plus pour offrir tous les services d’assistance dont le propri?taire ou le cadre a besoin. La plupart des clients recherchent un assistant hors site capable de servir dans n’importe quelle capacit? d’assistance, y compris en tant qu’assistant ex?cutif virtuel. Les comp?tences sp?cialis?es, telles que l’utilisation de plateformes de m?dias sociaux, la cr?ation de sites Web complexes, la tenue de livres et d’autres comp?tences, sont courantes chez les assistants virtuels.
Chaque cabinet d’assistance virtuelle offre des niveaux de service, des tarifs et des types de services vari?s en fonction d’un march? cible sp?cifi?. Les assistants virtuels qui r?ussissent poss?dent plus que des comp?tences de soutien administratif. Des connaissances en marketing, la gestion des finances des petites entreprises, la capacit? d’externaliser des projets ? la fois pour l’assistant et pour les clients, ainsi qu’une solide compr?hension des m?dias sociaux et des technologies ?mergentes similaires, sont imp?ratifs. Les tarifs des assistants virtuels sont g?n?ralement bas?s sur le nombre d’heures ou propos?s sous forme d’honoraires forfaitaires, similaires ? ceux des comptables et des professionnels du droit.