Les services d’impression gérés font référence à l’externalisation de l’impression de documents ou à l’externalisation de machines d’impression de documents. Cela peut être organisé de différentes manières, y compris l’impression hors site, une zone d’impression centralisée sur site, plusieurs zones décentralisées sur site ou une combinaison des deux dernières. Les avantages des services d’impression gérés comprennent la réduction du travail des employés et des coûts réduits.
Lorsque la plupart des gens pensent aux services d’impression gérés, les machines qui viennent en premier à l’esprit sont les copieurs et les imprimantes, car ce sont les outils les plus souvent utilisés pour produire des documents imprimés. Selon la taille de l’organisation, elle peut avoir besoin d’une ou de plusieurs imprimantes, et peut avoir besoin de ces unités pour imprimer en couleur ou en noir et blanc. Il en va de même pour les copieurs. Dans certains cas, les machines à double usage, ou même les machines polyvalentes qui intègrent des options telles que la numérisation ou la télécopie, peuvent être le meilleur choix pour une entreprise.
L’achat de ces machines peut être extrêmement coûteux. Certaines entreprises trouvent plus rentable de louer les machines d’impression dont elles ont besoin. Plusieurs entreprises offrent ce type de service à des tarifs variables.
Que l’entreprise possède ou loue les machines, les copieurs et les imprimantes auront toujours besoin d’un service régulier pour les maintenir en fonctionnement et peuvent également avoir besoin d’un service d’urgence en cas de pannes ou d’incidents spécifiques. Bon nombre des mêmes entreprises qui proposent des contrats de location offrent également ces types de services, sur la base d’un contrat annuel ou pluriannuel. Ces contrats peuvent inclure la fourniture d’un nombre déterminé de cartouches de toner par période et comprendront probablement un nombre déterminé d’appels incidents ainsi que des rendez-vous de service réguliers.
L’utilisation de ces services sert plusieurs objectifs. Les coûts de service dans le cadre d’un contrat sont généralement considérablement réduits par rapport aux tarifs facturés pour un seul appel en dehors d’un contrat. La plupart des contrats de services d’impression gérés spécifient une fenêtre dans laquelle une réponse de service doit être effectuée. Cela permet de réduire les temps d’arrêt de l’équipement. Le fait d’avoir une société de service sur appel évite également aux employés qui ne connaissent pas l’équipement d’avoir à essayer de le remettre en marche.
Dans les grandes entreprises, les services d’impression gérés peuvent signifier une zone d’impression centrale sur site ou hors site. Cela peut inclure plusieurs copieurs ou imprimantes exploités par un personnel dédié. Ces centres pourraient également offrir des services supplémentaires tels que l’impression grand format, la reliure et le rognage. Le plus souvent, ce type de centre est destiné aux gros travaux et fonctionne en conjonction avec un certain nombre d’imprimantes ou de copieurs disponibles dans tout le bâtiment pour les petits travaux.