Les entreprises utilisent le terme « inventaire comptable » pour décrire la quantité de stock qui devrait être disponible, selon les registres comptables de l’entreprise. Les écarts entre l’inventaire comptable et l’inventaire réel doivent être comptabilisés et traités. La gestion des stocks est un gros problème pour de nombreuses grandes entreprises et magasins, car il peut être difficile de suivre et de contrôler les gros stocks. Pour les magasins de détail, la gestion des stocks peut être extrêmement difficile, grâce aux clients aux doigts légers.
Les quantités dans l’inventaire comptable sont déterminées à l’aide d’enregistrements comptables, qui indiquent quand le stock a été acheté et vendu. Dans un magasin de détail, ces enregistrements comptables incluent les expéditions entrantes de fournitures et les ventes quotidiennes via le registre. Dans les entrepôts et les grossistes, l’inventaire des livres peut parfois être plus facile à contrôler car la zone de stockage est fermée au public et les stocks ont tendance à sortir en gros lots plutôt qu’en petits achats individuels.
Une variété de logiciels sont conçus pour aider les entreprises à suivre leur inventaire de livres. Pour les détaillants, ces programmes s’interfacent généralement avec les systèmes de point de vente pour les registres, les programmes d’enregistrement des stocks pour les salles d’expédition et d’autres programmes de gestion commerciale. Chaque article qui entre dans une entreprise est enregistré dans le programme informatique, et lorsqu’un article quitte l’entreprise, il est à nouveau extrait. Un logiciel centralisé permet aux magasins de vérifier instantanément leurs stocks disponibles.
Connaître la quantité précise de stock disponible est important pour un certain nombre de raisons. L’inventaire comptable est utilisé pour calculer la valeur d’une entreprise, par exemple. Il est également utilisé pour déterminer quand les choses doivent être réorganisées et en quelle quantité. Les employés comptent sur l’inventaire des livres pour leur dire si quelque chose est en stock ou non, afin qu’ils puissent le fournir aux clients ou le commander afin qu’il devienne disponible. Les teneurs de livres aiment généralement également avoir des rapports d’inventaire précis, car ils utilisent les numéros d’inventaire et de vente dans leurs rapports financiers.
De nombreuses entreprises ont mis en place des systèmes pour concilier l’inventaire comptable et l’inventaire réel. Certains magasins de détail passent quelques jours par an à compter manuellement leurs stocks, par exemple. Des systèmes plus sophistiqués tels que les étiquettes RFID peuvent également être utilisés pour suivre le mouvement des stocks, en particulier dans les grands entrepôts et les centres d’expédition. Les employés sont également encouragés à signaler les écarts s’ils les remarquent.