Laisser un message vocal peut en fait être quelque peu stressant pour les personnes qui se sentent mal à l’aise de parler à une machine. Dans les milieux d’affaires en particulier, on peut se sentir obligé de parler d’une certaine manière ou de s’abstenir de dire certains mots. Heureusement, l’étiquette de la messagerie vocale est assez similaire à celle des autres formes de communication d’entreprise, et tant que la personne qui quitte la messagerie vocale parle clairement et laisse des informations pertinentes sur l’enregistrement, l’étiquette de la messagerie vocale est, pour la plupart, suivie efficacement. N’oubliez pas d’être bref, précis et éloquent lorsque vous laissez un message professionnel, et lorsque vous laissez un message informel, vous devez également vous assurer de suivre l’étiquette de la messagerie vocale et d’être bref et clair.
Lorsque vous laissez un message, l’objectif principal est de transmettre une brève description de qui est l’appelant et où l’appelant peut être joint à l’avenir. La personne qui reçoit la messagerie vocale ne peut pas obtenir cette information si l’appelant ne parle pas clairement. Il ne faut pas se précipiter dans le message ; il ou elle doit parler clairement et ne donner que les informations de base dont la personne qui reçoit l’appel a besoin pour revenir vers l’appelant. Laissez un numéro de téléphone sur l’enregistrement et assurez-vous de l’énoncer clairement afin que la personne qui reçoit l’appel puisse le comprendre.
Lors des appels professionnels, l’étiquette de la messagerie vocale exige que l’appelant ne soit pas trop désinvolte avec la personne qui reçoit l’appel. L’appelant doit considérer la messagerie vocale comme une interaction avec la personne réelle ; il doit réfléchir à la façon dont il interagirait avec la personne qui reçoit l’appel s’il s’agissait d’une interaction face à face et parler en conséquence. L’argot, les jurons et la familiarité excessive doivent être évités, bien que cela ne signifie pas que l’appelant doit avoir l’air froid et détaché. Toute personne recevant un message vocal réagira plus positivement à une voix brillante qu’à une voix froide ou en colère, alors soyez intelligent mais poli.
Pour suivre l’étiquette de la messagerie vocale, il faut également éviter les longs messages vocaux avec des détails excessifs et des diatribes décousues. La messagerie vocale n’est pas le forum approprié pour développer un sujet nécessitant une discussion ; c’est plutôt un moyen de communiquer à une autre personne qu’une conversation en face à face ou au téléphone est nécessaire. La brièveté peut améliorer une relation d’affaires plutôt que de l’entraver, et il ne faut pas s’attendre à une réponse immédiate de la personne appelée. L’idée d’un message vocal est de laisser un message, pas de démarrer ou de poursuivre une conversation complète.