Les exigences de conservation des dossiers de paie varient consid?rablement d’une juridiction ? l’autre, les propri?taires d’entreprise doivent donc se familiariser avec les lois de leur r?gion. Certains des documents qui doivent ?tre conserv?s concernent les charges sociales, les avantages sociaux et les enregistrements du nombre d’heures travaill?es. Ils devraient ?galement envisager de conserver des copies num?riques et papier des registres de paie. Si possible, les documents papier doivent ?tre conserv?s dans une armoire ? l’?preuve du feu pour ?viter qu’ils ne soient endommag?s.
C’est une bonne id?e de savoir combien de temps les registres de paie doivent ?tre conserv?s. Cela peut varier d’un pays ? l’autre et est g?n?ralement r?gi par les agences fiscales locales. En r?gle g?n?rale, la plupart des dossiers doivent ?tre conserv?s entre quatre et dix ans apr?s la r?alisation des transactions.
Les propri?taires d’entreprise doivent ?galement d?terminer quels dossiers de paie sp?cifiques doivent ?tre conserv?s. Certains documents importants peuvent inclure des documents prouvant que certaines taxes ont ?t? retenues sur les salaires des employ?s. Une personne peut ?galement avoir besoin de conserver des registres indiquant combien il a ?t? pay? et le nombre d’heures travaill?es. Cette pratique de conservation des registres de paie peut aider ? prouver que les membres du personnel ont ?t? pay?s au moins le salaire minimum local, s’il existe. Cela peut ?galement aider ? ?tablir la conformit? avec les lois sur le travail des enfants, le cas ?ch?ant.
D’autres choix de conservation des registres de paie pourraient inclure les salaires des heures suppl?mentaires, les avantages sociaux, les indemnit?s de vacances ou les indemnit?s de maladie. Si l’entreprise cotise ? une caisse de retraite ou paie une partie des primes d’assurance de ses salari?s, il faut ?galement conserver les justificatifs. Si les employ?s sont pay?s ? la commission, un superviseur peut ?galement avoir besoin de conserver les rapports de vente de l’entreprise.
Des copies num?riques et papier des dossiers doivent ?tre conserv?es. C’est pour qu’il y ait un fichier de sauvegarde au cas o? un ensemble d’enregistrements serait d?truit. Les enregistrements num?riques doivent ?tre conserv?s sur des p?riph?riques de stockage amovibles, tels qu’un disque dur, un disque ou une cl? USB de sauvegarde, en plus de les avoir sur un disque dur d’ordinateur. Les copies papier doivent ?tre enferm?es dans une armoire ignifuge situ?e dans une zone non sujette aux inondations, car cela peut contribuer ? assurer la s?curit? de ces documents.
La conservation des dossiers de paie peut ?tre une partie importante des op?rations r?guli?res de toute entreprise. Cela est normalement facile si le travail est effectu? r?guli?rement. La sauvegarde des documents de mani?re ordonn?e et pendant la dur?e requise peut ?viter ? un gestionnaire de nombreuses peines de c?ur en cas d’audit ou de vente de l’entreprise.
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