Les exigences de conservation des dossiers de paie varient considérablement d’une juridiction à l’autre, les propriétaires d’entreprise doivent donc se familiariser avec les lois de leur région. Certains des documents qui doivent être conservés concernent les charges sociales, les avantages sociaux et les enregistrements du nombre d’heures travaillées. Ils devraient également envisager de conserver des copies numériques et papier des registres de paie. Si possible, les documents papier doivent être conservés dans une armoire à l’épreuve du feu pour éviter qu’ils ne soient endommagés.
C’est une bonne idée de savoir combien de temps les registres de paie doivent être conservés. Cela peut varier d’un pays à l’autre et est généralement régi par les agences fiscales locales. En règle générale, la plupart des dossiers doivent être conservés entre quatre et dix ans après la réalisation des transactions.
Les propriétaires d’entreprise doivent également déterminer quels dossiers de paie spécifiques doivent être conservés. Certains documents importants peuvent inclure des documents prouvant que certaines taxes ont été retenues sur les salaires des employés. Une personne peut également avoir besoin de conserver des registres indiquant combien il a été payé et le nombre d’heures travaillées. Cette pratique de conservation des registres de paie peut aider à prouver que les membres du personnel ont été payés au moins le salaire minimum local, s’il existe. Cela peut également aider à établir la conformité avec les lois sur le travail des enfants, le cas échéant.
D’autres choix de conservation des registres de paie pourraient inclure les salaires des heures supplémentaires, les avantages sociaux, les indemnités de vacances ou les indemnités de maladie. Si l’entreprise cotise à une caisse de retraite ou paie une partie des primes d’assurance de ses salariés, il faut également conserver les justificatifs. Si les employés sont payés à la commission, un superviseur peut également avoir besoin de conserver les rapports de vente de l’entreprise.
Des copies numériques et papier des dossiers doivent être conservées. C’est pour qu’il y ait un fichier de sauvegarde au cas où un ensemble d’enregistrements serait détruit. Les enregistrements numériques doivent être conservés sur des périphériques de stockage amovibles, tels qu’un disque dur, un disque ou une clé USB de sauvegarde, en plus de les avoir sur un disque dur d’ordinateur. Les copies papier doivent être enfermées dans une armoire ignifuge située dans une zone non sujette aux inondations, car cela peut contribuer à assurer la sécurité de ces documents.
La conservation des dossiers de paie peut être une partie importante des opérations régulières de toute entreprise. Cela est normalement facile si le travail est effectué régulièrement. La sauvegarde des documents de manière ordonnée et pendant la durée requise peut éviter à un gestionnaire de nombreuses peines de cœur en cas d’audit ou de vente de l’entreprise.
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