Les grandes organisations utilisent généralement le groupe de personnel pour définir les différents types d’employés. Le développement de ce terme est étroitement lié à l’adoption des systèmes d’information sur les ressources humaines (SIRH), qui ont révolutionné les processus opérationnels des ressources humaines dans un large éventail d’entreprises. Un groupe de personnel est utilisé pour répondre à trois besoins de conduite : créer une méthode d’identification des employés qui ont des fonctions spécifiques en commun, permettre une maintenance et des tests plus faciles, et suivre l’activité par groupe.
Lors de la définition d’un groupe de personnel, le moyen le plus simple de le faire est de revoir la structure organisationnelle à un niveau élevé. Les groupes syndiqués sont un point de départ facile, car au sein d’un groupe syndical, tous les employés auront en commun des conditions d’emploi spécifiques. Cela peut inclure le droit aux vacances, les règles de calcul des heures supplémentaires, les cotisations syndicales et les exigences d’ancienneté.
La nomenclature utilisée pour définir un groupe de personnel varie, et selon le logiciel RH en place, il peut y avoir des limitations sur le nombre de caractères. En règle générale, la plupart des organisations utilisent l’acronyme du syndicat ou la description de poste principale pour identifier les groupes de personnel. Bien qu’une séquence de nombres puisse être utilisée, elle peut rapidement devenir très complexe pour le personnel des ressources humaines, les architectes de données et les autres personnes qui doivent manipuler les données.
Une fois que les groupes syndicaux sont affectés à un groupe de personnel unique, l’étape suivante consiste à définir des groupes pour les employés restants. Différentes méthodologies sont utilisées à cette fin, en fonction de la complexité de l’organisation. Examinez les différents postes ou descriptions de poste et identifiez les points communs qui couvrent plusieurs employés. Ces points communs devraient être des éléments pour lesquels l’entreprise devra être en mesure de créer des rapports uniques. Les cadres de niveau vice-président et supérieur sont souvent regroupés en un seul groupe de personnel.
Évitez de créer un groupe de personnel par emplacement ou structure hiérarchique similaire. Ces points communs sont déjà identifiés par l’adresse postale, les indicateurs d’emplacement et les numéros de poste ou le titre. Au lieu de cela, regardez un niveau plus haut, en vous concentrant sur l’admissibilité à un régime d’avantages sociaux ou des tâches similaires.
Les groupes de personnel doivent être organisés selon une structure qui imite le plus possible la structure organisationnelle réelle. Les options doivent exister pour permettre l’exécution de rapports pour différentes branches de la structure organisationnelle, en rassemblant plusieurs groupes de personnel selon les besoins. Les rapports récapitulatifs sont généralement programmés pour utiliser une structure hiérarchique pour répondre à ces besoins et peuvent être intégrés dans des écrans de sélection de rapports.
Il est important d’identifier correctement les groupes de personnel, car toute modification des points communs du groupe peut être modifiée une seule fois et appliquée à tous les employés de ce groupe. Par exemple, si tout le personnel syndiqué est admissible à une augmentation de salaire annuelle, alors ce changement peut être appliqué au groupe de personnel spécifique. Cela simplifie grandement les exigences de programmation, de test et de communication.