Une demande de proposition est une sollicitation écrite par une entreprise à but lucratif ou à but non lucratif ou un gouvernement aux fournisseurs de services et aux entrepreneurs les alertant qu’un acheteur envisage des offres pour une entreprise. Il s’agit d’un document formel décrivant les exigences spécifiques d’un projet ou d’un service, et il est mis à la disposition des participants potentiels à l’entreprise. Une demande de proposition (DDP), comme on l’appelle également, attire les personnes intéressées qui répondent à certains critères d’évaluation à postuler pour le poste en question.
Des entreprises ou un gouvernement peuvent émettre une demande de proposition pour diverses raisons. Une demande de propositions peut être émise par un gestionnaire de fonds de pension qui décide quel conseiller en placement embaucher pour gérer un portefeuille. Une entreprise peut émettre un appel d’offres lorsqu’elle recherche un cabinet de conseil pour la conseiller lors d’un événement d’entreprise important, tel qu’une consolidation. Un gouvernement peut émettre une demande de propositions pour certains projets, par exemple lorsqu’il accepte des offres d’entrepreneurs indépendants de l’aérospatiale et de la défense pour des mandats.
La DP doit rester très spécifique afin que seules les parties qualifiées postulent, et le formulaire comporte généralement plusieurs pages. La clarté dans la demande de proposition est essentielle afin que les objectifs d’une mission soient clairement véhiculés et que les attentes soient satisfaites. Si certains aspects du document ne sont pas clairs, un fournisseur a le droit de demander des informations supplémentaires. Une demande d’offre est l’occasion pour les acheteurs et les fournisseurs de se familiariser et de s’assurer dès le départ que les deux parties respectent les mêmes critères et délais.
Il y a souvent plusieurs phases et couches de paperasse liées au processus de demande de proposition hautement compétitif. La première de ces étapes est la pré-sollicitation, où le nombre de participants est rationalisé. Après la présélection, le processus d’évaluation commence et plusieurs comités sont chargés d’examiner la liste restreinte des fournisseurs. Le prix est important dans le processus d’évaluation, bien qu’il ne soit pas le seul critère utilisé. Un acheteur doit trouver un fournisseur qui non seulement correspond au budget, mais qui complète les stratégies et les objectifs de l’acheteur.
Dans la phase finale, une lettre d’intention et une lettre d’attribution sont remises au gagnant et les lettres de rejet sont diffusées aux autres candidats. Un contrat est attribué à un fournisseur qui se rapproche le plus du budget et des critères d’un acheteur. L’émetteur d’une demande de proposition doit mettre en œuvre des dates et des échéances jalons associés à chaque phase du projet.