L’adjoint administratif de direction est un poste de travail où la personne supervise les secrétaires et le personnel administratif d’une entreprise ou d’une entreprise. Alternativement, il peut également décrire le rôle d’un assistant administratif individuel. Les employés occupant ce poste apportent un soutien à divers gestionnaires et cadres dans les entreprises. Les activités peuvent aller de la réception d’appels téléphoniques et de la prise de messages à la saisie de correspondance et à la prise de rendez-vous pour les professionnels pris en charge.
Les employés occupant le rôle d’assistant administratif de gestion travaillent généralement à un niveau de supervision et agissent en tant que mentors pour les assistants administratifs du personnel de l’entreprise ou de l’entreprise. Cela implique de planifier les heures et les rôles de travail de chacun des assistants. Par exemple, si l’un des assistants administratifs qui soutient deux des cadres de l’entreprise part en vacances pendant une semaine, alors les assistants administratifs de gestion sont chargés de s’assurer que les deux cadres disposent d’un soutien administratif.
En plus de la planification, la formation est un autre facteur important qu’implique la gestion des adjoints administratifs. Les cours, les cours et les ateliers d’assistant administratif permettent aux gestionnaires de couvrir des sujets, des problèmes et des tendances importants avec les assistants qui peuvent les aider à mieux accomplir leur travail. Cela implique de rechercher des opportunités d’apprentissage et de formation, ainsi que de planifier la formation et de prendre des dispositions supplémentaires.
L’embauche est une autre facette du poste. Lorsque des secrétaires ou du personnel administratif supplémentaires doivent être embauchés, le responsable de ce domaine publie des offres d’emploi, des curriculum vitae et planifie des entretiens. Le gestionnaire peut également être impliqué dans les entretiens avec les candidats en tant que présélection des personnes pour lesquelles l’assistant administratif travaillera directement.
La gestion des adjoints administratifs exige également qu’un gestionnaire agisse comme agent de liaison entre les adjoints et les personnes pour lesquelles ils travaillent, en cas de problèmes. Des problèmes de personnalité, des disputes et des désaccords entre les assistants et leurs patrons peuvent survenir et surviennent. Lorsque cela se produit, le côté gestion de l’activité d’assistant administratif exige que le gestionnaire arbitre et aide à résoudre les problèmes.
La description de poste pour les assistants administratifs peut varier. Certains assistants répondent simplement au téléphone et gèrent l’emploi du temps de leur patron. D’autres sont plus impliqués dans l’entreprise, certains pré-vente ou présélection ou effectuant des tâches similaires à celles de leurs patrons. Gérer le rôle d’assistant administratif plutôt que de gérer un pool d’assistants administratifs exige qu’un employé associe ses caractéristiques, son expérience et ses traits de personnalité aux responsabilités du poste et à la personne pour laquelle il travaillera.