Un rapport annuel à but non lucratif doit inclure les coordonnées de l’organisation à but non lucratif par la loi et il comprend généralement d’autres informations et données qui aideront les gens à comprendre ce que fait l’organisation et comment ils peuvent y contribuer. Les rapports annuels sont disponibles par l’intermédiaire des bureaux de ces organisations et sont souvent publiés sur leurs sites Web. De plus, les donateurs reçoivent généralement des rapports annuels pour les tenir à jour.
Légalement, un rapport annuel à but non lucratif doit répertorier le nom et l’adresse de l’organisation, ainsi que les noms de ses dirigeants, la durée de leurs mandats et des informations sur la date et l’endroit où le conseil se réunit. Cette information fournit aux membres du public un aperçu de base de l’organisation. Il offre également la possibilité d’assister aux réunions publiques du conseil d’administration. Les personnes intéressées à voir les opérations d’une organisation à but non lucratif par elles-mêmes sont généralement intéressées à assister à de telles réunions.
En règle générale, le rapport annuel à but non lucratif passe également en revue la mission et la fonction de l’organisation et parle de ce qu’elle a fait au cours de la dernière année. Les réalisations sont notées et discutées et le rapport annuel peut se projeter dans l’avenir avec des idées d’activités futures. Le rapport annuel à but non lucratif comprend également des informations financières, notamment une lettre d’opinion d’un comptable pour vérifier que les finances de l’organisation semblent être en ordre et des bilans indiquant les sources de revenus et la manière dont l’argent a été dépensé.
Une liste de donateurs est généralement incluse, les individus et les organisations étant reconnus pour les dons en nature, en espèces et autres types de dons sur la liste. Une lettre du responsable de l’association est également jointe, généralement en guise d’introduction au rapport annuel de l’association. La lettre peut souligner les réalisations notables de l’année dernière, relayer des anecdotes susceptibles d’intéresser les donateurs et rappeler aux gens que leurs contributions à l’organisation ont de la valeur.
Un rapport annuel à but non lucratif bien rédigé agit non seulement pour fournir des informations aux gens, mais aussi comme une publicité pour l’organisation. Il encourage les gens à faire un don et leur fournit des informations qui les aideront à se sentir plus à l’aise pour faire un don, comme une preuve de la surveillance d’un tiers et une démonstration de la façon dont les fonds et les biens donnés sont utilisés. Le rapport peut inclure une pièce jointe que les gens peuvent utiliser pour envoyer des dons après avoir lu le rapport et il peut répertorier les publications publiées par l’organisation et fournir un bon de commande pour les personnes qui souhaitent lire les magazines, livres et autres publications de l’organisation.