La gestion d’une entreprise à but non lucratif réussie nécessite une solide compréhension des réglementations comptables spécifiques à l’emplacement et à l’organisation. Construire un système comptable à but non lucratif qui répond aux exigences locales est une façon de s’y conformer. Une tenue rigoureuse et éthique des dossiers de l’activité financière augmente également l’exactitude et la légalité de la comptabilité à but non lucratif.
Les organisations à but non lucratif n’ont pas besoin de demander une exonération fiscale, mais cela peut augmenter les fonds disponibles pour les objectifs de l’organisation. Les exigences d’exemption sont spécifiques à la région et doivent être consultées pour plus d’informations. L’obtention du statut d’organisme à but non lucratif n’implique pas, par exemple, une exonération fiscale fédérale aux États-Unis.
Les services de comptabilité à but non lucratif doivent savoir que les procédures comptables varient selon l’emplacement géographique. De nombreuses entreprises américaines utilisent les principes comptables généralement reconnus, tandis que de nombreuses entreprises internationales utilisent les normes internationales d’information financière. Les exigences fiscales varient également selon les régions.
Il peut être utile de garder une personne ayant une formation en comptabilité dans le personnel lors de la mise en place d’un système comptable ou de la déclaration des impôts, mais les organisations sans ce luxe peuvent envisager de suivre des didacticiels autonomes ou de faire appel à une aide extérieure. Pour ceux qui souhaitent remplir eux-mêmes les formulaires requis, les autorités fiscales locales proposent souvent des tutoriels concernant les formulaires et les procédures. Les experts-comptables agréés peuvent également fournir de nombreuses informations sur les politiques et les procédures.
Une bonne tenue des dossiers est nécessaire pour une comptabilité réussie. Il peut être utile d’avoir des règlements, des politiques organisationnelles et des exigences fiscales accessibles au directeur financier. Certains logiciels de comptabilité avertissent les utilisateurs lorsqu’ils manquent d’informations, mais pour ceux qui fonctionnent sans logiciel, une liste de contrôle des exigences peut tenir les employés au courant des exigences procédurales.
Connaître les exigences fiscales spécifiques aide également les organisations à créer des systèmes comptables de soutien. Par exemple, les entreprises à but non lucratif aux États-Unis doivent soumettre un rapport avec le formulaire 990 approprié chaque année d’imposition. Le rapport requis contient un état de la situation financière, semblable à un bilan, un état des activités, semblable à un compte de résultat, et un état des flux de trésorerie. Le 990 requiert des informations sur les horaires, les contributions non monétaires, les obligations exonérées d’impôt et les salaires des cadres. Un système comptable à but non lucratif aux États-Unis pourrait donc être modelé sur les informations requises dans ces documents fiscaux spécifiques pour faciliter les procédures de dépôt.
Une différence majeure dans les procédures comptables entre les entreprises à but lucratif et à but non lucratif concerne la catégorisation des dépenses et des revenus. Les revenus exonérés d’impôt sont souvent classés par type de soutien, car le financement à but non lucratif peut provenir de diverses sources. Les dépenses à but non lucratif dans certains endroits doivent également être étiquetées, afin de garantir que les dépenses organisationnelles utilisent les revenus collectés de manière appropriée.
Un logiciel de gestion financière peut également aider les services comptables à but non lucratif. Les progiciels appropriés pour la comptabilité à but non lucratif différeront légèrement des logiciels utilisés dans les entreprises à but lucratif. Par exemple, un logiciel de comptabilité à but non lucratif inclut la possibilité de classer les dépenses avec plusieurs étiquettes et la possibilité de séparer les revenus et leurs besoins.