Le niveau d’effort est le soutien associé à un projet ou à un processus qui ne mène pas directement au résultat souhaité, mais qui joue tout de même un rôle essentiel. Il peut inclure un assortiment de tâches, et souvent le personnel doit répéter ces tâches régulièrement. Cela nécessite du temps des employés et doit être budgétisé dans les horaires, tout en tenant compte de la nécessité de garder les employés concentrés sur des activités avec un objectif concret et mesurable. Les superviseurs peuvent déterminer le niveau d’effort nécessaire pour un projet donné et peuvent prendre des décisions sur la façon de budgétiser le temps du personnel.
Dans quelque chose comme le développement de projet, la comptabilité, l’approvisionnement, les appels téléphoniques et des activités similaires sont tous des exemples d’efforts qui sont nécessaires, mais ne contribuent pas directement à la réalisation d’un projet. Les comptables qui réconcilient les dossiers ne travaillent pas directement sur un pont, par exemple, mais leurs services sont nécessaires à la réussite du projet. Le personnel de soutien comme les assistants administratifs effectuent souvent de nombreuses tâches de ce type, où ils sont engagés dans des activités mais ne terminent pas de projets ou n’atteignent pas d’objectifs spécifiques.
Cela peut également survenir dans la fabrication, où l’entretien de routine, les reconditionnements de l’équipement, etc. sont nécessaires pour pouvoir continuer le travail, mais ils ne contribuent pas au travail. Huiler une bande transporteuse pour s’assurer qu’elle se déplace en douceur n’entraîne plus la production de produits, par exemple. Les tâches de niveau d’effort peuvent devoir avoir lieu en dehors de l’horaire de travail régulier afin qu’elles n’interfèrent pas; les équipes peuvent arriver tôt ou partir tard, par exemple, afin de pouvoir travailler sur l’équipement sans perturber la production.
Un problème avec ces tâches est que leur valeur peut être difficile à mesurer. Un employé peut insister sur le fait que les tâches sont nécessaires, ce qui peut prendre du temps avec eux, et il peut être difficile de dire s’ils fournissent un véritable soutien ou s’ils sont simplement occupés. Pour les entreprises soucieuses de l’efficacité du personnel, il peut être important de développer des méthodes d’évaluation du niveau d’effort. Cela peut inclure l’examen du nombre total d’heures de travail associées à un projet, l’entretien de divers participants au projet pour voir s’ils reçoivent un soutien adéquat et la demande aux superviseurs de développer une documentation détaillée sur les services de soutien nécessaires pour un projet ou un processus de fabrication.
Les employés peuvent trouver les tâches administratives ennuyeuses et frustrantes. En l’absence de résultat ou d’objectif clair, ils peuvent avoir l’impression de ne rien apporter de valeur, ou pourraient être enclins à faire des économies car leur travail n’est pas immédiatement mesurable. Les superviseurs doivent rester vigilants à ce sujet afin de pouvoir intervenir si nécessaire.