Un inventaire négatif est généralement le résultat d’une différence entre l’inventaire disponible réel et l’inventaire virtuel tel qu’il est surveillé et calculé par un système informatique. Cela se produit généralement lorsqu’une erreur s’est produite ou que les systèmes ne sont pas mis à jour correctement, et indique que des produits ont été vendus ou transférés alors qu’ils n’auraient pas dû l’être. Des problèmes d’inventaire peuvent également survenir lorsque des produits sont perdus, puis l’inventaire est ajusté pour supprimer les produits perdus, puis ils sont retrouvés sans réajuster l’inventaire.
Le terme peut à première vue sembler une contradiction, car il implique qu’une entreprise peut avoir moins de zéro d’un produit, mais c’est une conséquence raisonnable de la gestion des stocks. Cela indique essentiellement qu’une entreprise a vendu des produits qui ne sont pas réellement là, ou a vendu des produits qui ne faisaient pas partie de l’inventaire. Cela peut se produire en raison d’une mauvaise communication entre les systèmes. Si une entreprise de fabrication a vendu un article avant qu’il ne soit fabriqué, il est alors possible que le système d’inventaire affiche un inventaire négatif jusqu’à ce que le produit soit fabriqué et que le décompte soit corrigé.
Un inventaire négatif peut également survenir à la suite d’un comptage incorrect des stocks ou de la soustraction de produits au mauvais emplacement dans une entreprise. Si les comptes disponibles dans un ordinateur indiquent qu’un magasin devrait avoir 12 articles en particulier, mais qu’un employé est incapable de trouver ces 12 articles, ils peuvent alors être soustraits de l’inventaire du magasin. On suppose généralement que cela a été causé par une certaine forme de rétrécissement et peut être lié à de mauvaises pratiques de réception ou à un vol. Si les 12 articles sont trouvés et placés sur l’étagère pour la vente, sans que l’inventaire du magasin ne soit ajusté, leur vente peut créer un inventaire négatif pour ce magasin.
Bien qu’un inventaire négatif ne soit pas nécessairement désastreux pour une entreprise, il peut entraîner une mauvaise tenue des registres et rendre le contrôle des stocks plus difficile. Le magasin de l’exemple ci-dessus a perdu des bénéfices, en raison de l’absence de l’article en rayon, et peut se retrouver avec une trop grande quantité de produit lorsque de nouveaux articles sont expédiés au magasin et que les articles manquants sont trouvés. La situation peut également survenir si une entreprise suit de manière incorrecte le même article à plusieurs endroits. S’il y a 50 d’un article à l’emplacement A et 100 d’un article à l’emplacement B, par exemple, alors 100 ventes à l’emplacement B incorrectement documentées comme provenant de l’emplacement A créeraient un stock négatif à l’emplacement A.