L’enregistrement des fournisseurs est le processus de collecte d’informations clés auprès de fournisseurs externes de biens et de services et de saisie de ces informations dans un système pour gérer la relation. Le système d’enregistrement utilisé est généralement électronique ou basé sur Internet, mais peut être géré par le biais d’un processus papier. L’enregistrement est utilisé comme une exigence de seuil pour séparer les fournisseurs qui sont des fournisseurs éligibles et ceux qui ne le sont pas.
Les entreprises, les institutions et les gouvernements font appel à des fournisseurs externes pour fournir les biens et services nécessaires qui soutiennent les opérations ou la production. Les fournisseurs font partie intégrante de la chaîne d’approvisionnement et nécessitent une gestion. En tant que partie externe, un fournisseur doit être contrôlé pour établir ses qualifications et son expérience avant de pouvoir être considéré comme un fournisseur fiable.
Chaque client potentiel a ses propres normes opérationnelles qui guident le processus de qualification des fournisseurs. Certains clients peuvent traiter des informations confidentielles ou interagir avec des clients de premier plan. D’autres clients peuvent traiter avec des populations vulnérables qui nécessitent un permis ou une attestation d’antécédents. Les fournisseurs doivent respecter les normes fixées par le client ou l’industrie du client, et le respect des normes doit souvent être géré tout au long de la relation.
L’enregistrement est l’une des premières étapes de la gestion des fournisseurs. Il exige que tout fournisseur qui souhaite fournir des biens ou des services fournisse une liste d’informations standard. Ces informations sont vérifiées pour s’assurer qu’elles sont complètes et conformes aux exigences et saisies dans un système. Le système est ensuite mis à la disposition du personnel d’approvisionnement du client ou d’autres employés afin qu’ils sachent quels fournisseurs figurent sur la liste approuvée pour soumissionner sur les opportunités.
La plupart des grandes institutions et entités gouvernementales qui utilisent un grand nombre de fournisseurs ont un système d’enregistrement officiel en place. Les Nations Unies et le gouvernement des États-Unis, par exemple, ont des portails d’enregistrement des fournisseurs basés sur Internet. Quiconque souhaite fournir des biens ou des services à ces entités doit s’inscrire via le système en ligne. Le processus d’enregistrement permet à ces entités de gérer leurs relations avec les tiers, notamment en matière de communication et de conformité.
Un processus d’enregistrement de fournisseur typique nécessitera les informations de contact du fournisseur. Dans un système d’enregistrement simple, les informations de contact peuvent suffire. Les systèmes plus complexes qui ont intégré la vérification initiale dans le processus nécessiteront des apports supplémentaires. Un tel système demandera également des preuves des qualifications du fournisseur, y compris l’expérience passée, la formation, les licences et les certifications, et pourrait demander que des preuves soient jointes ou envoyées en tant que documentation supplémentaire. Un fournisseur peut devoir fournir des références commerciales et signer électroniquement diverses assurances.
Comme avantage supplémentaire, certains systèmes d’enregistrement des fournisseurs permettront également aux fournisseurs d’indiquer les domaines d’intérêt fonctionnel. Certaines entités majeures ont des opportunités de fournisseurs dans un large éventail de domaines opérationnels. Une sélection effectuée lors de l’inscription permet au client de catégoriser le vendeur et facilite également la communication segmentée. Le client peut informer un sous-ensemble de fournisseurs lorsque des opportunités appropriées correspondant à leur domaine de spécialité se présentent.