Un système de gestion d’actifs est un ensemble de procédures utilisées pour gérer l’ensemble des actifs d’une entreprise ou d’un particulier. Ces actifs peuvent inclure à la fois des actifs physiques et numériques. Le système de gestion des actifs doit gérer et maintenir les détails de chaque actif, y compris leur sélection, leur entretien, leur inspection, leur protection et leur renouvellement. Ces systèmes sont particulièrement utiles lorsqu’une entreprise possède des actifs qui ont une courte durée de vie et qui se déprécient sur la durée de vie de l’actif.
Un système peut être un système physique dans lequel les actifs sont suivis avec une série de processus et documentés manuellement. Le système peut être hébergé dans un logiciel qui suit électroniquement tous les actifs de l’entreprise. Un système logiciel de gestion des actifs permet à l’entreprise de suivre et de signaler tous ses actifs à partir d’un seul emplacement plutôt que de collecter les informations à partir de plusieurs emplacements.
Un système de gestion d’actifs conserve un enregistrement de chacun des actifs tels qu’ils sont entrés dans le système par l’entreprise. Le système de gestion d’actifs peut contenir les informations concernant les calendriers d’entretien des actifs, les enregistrements de maintenance, la valeur actuelle de l’actif et un calendrier de remplacement des actifs. Dans le progiciel, certains rapports ou déclencheurs peuvent être définis afin d’aider à maintenir des cycles de maintenance et de remplacement réguliers.
Le système de gestion d’actifs est aussi bon que les informations qu’il contient. Il est impératif que l’entreprise insère de bonnes informations sur ses actifs dans le système. Ces informations doivent également être maintenues régulièrement et mises à jour avec tout changement dans les actifs de l’entreprise. Si les informations ne sont pas correctement conservées, l’entreprise n’aura pas une bonne valeur pour ses actifs commerciaux dans ses livres.
La gestion des informations sur les actifs numériques dans le système de gestion des actifs aidera l’entreprise en cas d’audit ou de catastrophe ou dans le cadre d’un procès. Si le système de gestion des actifs comprend non seulement les informations concernant un ordinateur spécifique, mais également le logiciel installé sur cet ordinateur, alors lors de tout processus de découverte, il sera beaucoup plus facile pour l’entreprise de répondre à des demandes spécifiques. En cas de catastrophe, comme un incendie ou un ordinateur en panne, l’entreprise sera en mesure de remplacer l’ordinateur d’un employé spécifique beaucoup plus rapidement grâce à des informations précises sur les actifs.
Le choix entre un système de gestion d’actifs physique ou logiciel est un choix qui doit être fait par chaque entreprise ou individu possédant des actifs. Généralement, plus on a à gérer d’actifs, plus on a de chances de choisir un système numérique. Un bon système de gestion des actifs physiques qui peut être maintenu par chaque emplacement, cependant, pourrait s’avérer meilleur pour certaines entreprises.