Dans la plupart des grandes organisations, le service des achats est responsable de la création et de la maintenance de la liste des fournisseurs préférés. Cette liste est fournie aux ministères et aux responsables des achats pour les aider dans l’aspect de passation des commandes de l’approvisionnement ou des achats. L’objectif principal de cette liste est d’aider les acheteurs à sélectionner des fournisseurs qui ont terminé un processus d’examen approfondi.
Le processus requis pour ajouter un fournisseur à la liste des fournisseurs préférés varie selon l’organisation. En règle générale, la durée requise et le type d’examen sont déterminés par la valeur monétaire du produit. La plupart des entreprises ont une liste de produits qu’elles doivent acheter régulièrement. Au lieu de publier une demande de proposition (RFP) et de sélectionner un fournisseur, ils fournissent une liste de fournisseurs préférés au personnel.
Au strict minimum au cours de ce processus d’examen, le nom légal et l’adresse du vendeur sont identifiés, ainsi que les numéros de taxation, les produits qu’ils offrent ou les services. De nombreuses entreprises utilisent un service de notation, comme Dunn and Bradstreet ou des agences de notation spécifiques à un secteur, pour confirmer la légitimité de l’entreprise et déterminer s’il existe des problèmes connus avec l’entreprise.
Dans la plupart des entreprises, un examen approfondi du fournisseur est effectué avant qu’il ne soit ajouté à la liste des fournisseurs préférés. La première étape de ce processus est la soumission d’un formulaire de demande rempli par le vendeur. Les informations requises peuvent inclure une copie d’un état financier, le volume de matériel produit, les sources de pièces, les affiliations syndicales et une liste des dirigeants de l’entreprise.
Ces informations sont examinées par le personnel chargé des achats, qui est chargé de s’assurer qu’elles sont exactes. En plus de cette collecte d’informations, de nombreuses entreprises exigent une inspection du site. Au cours de ce processus, un membre du service des achats effectue une visite détaillée des installations, rencontre le personnel et examine les procédures d’assurance qualité.
Il n’est pas rare que les entreprises réévaluent la liste des fournisseurs préférés tous les trois à cinq ans. Le but de l’inspection est d’examiner tout changement dans les procédures, les fournisseurs et d’autres informations pertinentes. Si la qualité du produit d’une entreprise diminue, elle peut être retirée de la liste.
Il incombe au personnel chargé des achats de gérer et de surveiller les performances des fournisseurs. Les rapports sur l’activité d’achat, les factures, les problèmes et les expéditions sont souvent collectés sur une base trimestrielle et examinés. Le dévouement continu à la gestion des fournisseurs est considéré comme une meilleure pratique dans l’organisation des achats.