Une salle de réunion est nommée pour la salle où se réunit le conseil d’administration d’une organisation. Une salle de réunion est souvent appelée salle de conférence ou salle de réunion. Les salles de conseil d’administration sont généralement utilisées pour de nombreux types de réunions et à des fins de formation.
Dans les grandes entreprises, une salle de réunion peut être grande avec de grandes fenêtres et une vue. Dans les petites entreprises, une petite salle de réunion peut même ne pas avoir de fenêtres. Certaines entreprises ont plusieurs salles de réunion et exigent que les salles soient réservées à l’avance par le personnel.
Toutes les salles de conférence disposent d’une table de conférence et de chaises. Les petites salles de conseil ne peuvent accueillir que six personnes, tandis que les grandes salles de conseil peuvent en accueillir quatorze ou plus. Les chaises de salle de réunion peuvent être recouvertes de cuir ou de matériau de rembourrage et ne sont généralement pas en bois ou en métal nu, même dans les petites salles de réunion. Les tables de conférence peuvent avoir n’importe quelle forme, comme ronde ou carrée dans les petites salles de conférence et rectangulaires ou ovales dans les grandes salles de conférence. Une table de salle de réunion peut également être en forme de U ou être construite avec une section divisée pour permettre l’équipement de formation et/ou l’équipement de vidéoconférence.
L’équipement de vidéoconférence permet aux personnes qui ne sont pas physiquement présentes de participer à la réunion du conseil d’administration via un ordinateur. Les salles de conférence ont souvent des armoires de rangement pour stocker différents types d’équipement audiovisuel lorsque l’équipement n’est pas utilisé. Les salles de réunion plus sophistiquées ont des armoires en bois de haute qualité qui ressemblent plus à des meubles qu’à des unités de rangement. La plupart des salles de réunion disposent également d’un chariot à café, de la climatisation et de ports d’accès Internet.
Une salle de réunion peut avoir un équipement de projection installé au plafond. L’équipement peut souvent être abaissé pendant les présentations et élevé hors de vue le reste du temps. Des microphones peuvent être placés au plafond des grandes salles de conférence afin que les orateurs n’aient pas à élever la voix pour être entendus par tout le monde dans la salle.
La plupart des salles de conférence ont une forme de tableau blanc ou de tableau effaçable à sec. Les salles de conférence plus sophistiquées peuvent avoir des tableaux blancs interactifs contrôlés par caméra. Cet équipement permet à n’importe qui dans la salle de conférence d’écrire sur un écran avec une caméra et de transférer ses notes sur le tableau blanc de la salle. Un document peut également être placé sur l’écran pour être transféré sur le tableau blanc afin que tous les participants à la réunion puissent voir le document.