Les propositions commerciales peuvent prendre différentes formes selon l’emplacement, l’industrie et les spécificités du projet en cours, mais dans la plupart des cas, le format « standard » comprend un bref énoncé résumant le projet et les résultats attendus, suivi de sections dédiées à qui sera faire le projet, comment il sera réalisé et pourquoi il est proposé ; des déclarations décrivant les objectifs de calendrier et les coûts totaux sont également généralement incluses. Les projets particulièrement compliqués peuvent nécessiter plusieurs sous-sections au sein de ces catégories plus larges, bien qu’une grande partie de celles-ci varient nécessairement. Il n’y a généralement pas un seul format que les écrivains doivent adopter. La chose la plus importante est de s’assurer que toutes les informations pertinentes sont fournies d’une manière facile à lire et à comprendre.
Comprendre les propositions en général
Les gens écrivent des propositions commerciales pour de nombreuses raisons, certaines plus formelles et sérieuses que d’autres. Cependant, l’idée de base est généralement la même, quelles que soient les circonstances. Les propositions sont des documents qui définissent une proposition commerciale spécifique, généralement de manière très détaillée. Ils sont très courants pour les personnes qui créent de nouvelles entreprises et, dans ces cas, ils sont souvent envoyés à des investisseurs et à d’autres personnes ayant un intérêt financier. Dans les entreprises établies, ils peuvent également être utilisés pour proposer des changements de structure ou d’organisation, ou pour suggérer de nouvelles divisions ou départements. De nombreuses sociétés ont besoin de propositions formelles pour apporter des modifications.
Parfois, les investisseurs et autres utilisent en fait les propositions commerciales comme moyen de choisir entre des projets concurrents. Un propriétaire immobilier avec un magasin à vendre, par exemple, pourrait solliciter des propositions d’un certain nombre d’acheteurs potentiels différents, puis vendre au groupe avec le rapport le plus impressionnant ou le plus convaincant. Les propositions peuvent également aider les entrepreneurs à décrocher des emplois et à obtenir des clients. Obtenir le bon formatage et faire bonne impression peut donc être très important.
Titres et thèmes
Le format de proposition commerciale standard comprend généralement à la fois un titre descriptif concis et un énoncé de thème. L’énoncé du thème est la conclusion que la personne préparant la proposition souhaite que le client parvienne après avoir examiné la section. Par exemple, une proposition de plan de construction peut indiquer que l’entreprise qui fait la proposition dispose des procédures, des ressources et de l’expérience nécessaires pour démarrer le projet immédiatement, sans risque. Ensuite, le récit commence.
Couvrir les bases
Une fois le projet introduit, le premier élément de la plupart des propositions est une identification concise de qui est responsable de l’exécution réelle. Cette section indique qui effectuera le travail, qui gérera le travail et qui le client contactera en cas de problème ; dans la plupart des cas, il indique également qui est responsable de quelles tâches. L’élément suivant est « Quoi », qui indique ce qui doit être fait, les exigences nécessaires pour terminer le travail, ce à quoi le client peut s’attendre et le coût de la tâche. Il est également important que le rédacteur de la proposition inclue une note sur l’endroit où le travail sera effectué et où la livraison aura lieu.
Expliquer comment le projet sera réalisé
Le format de proposition commerciale standard indique également comment le projet sera réalisé d’un point de vue physique. Cela peut également être appelé « Méthodes » et est généralement considéré comme un plan d’action. Il comprend comment le travail sera effectué, comment le travail sera géré, comment un suivi et une évaluation systématiques seront réalisés, comment le service client sera assuré, comment le projet profitera au client et combien de temps il faudra pour le terminer. Les affaires comportent souvent des risques, de sorte que le formulaire de proposition commerciale standard explique également comment ces risques seront atténués. Les écrivains sont souvent encouragés à fournir autant de détails que possible, et cette section peut donc être assez longue.
Définir quand et pourquoi
Le timing est également un élément important. Le format de proposition standard comprend également généralement une explication du début du projet, du moment où des jalons importants seront planifiés, du moment où le travail sera terminé et du moment où le paiement est requis. Une justification de ces choix pourrait également être utile.
Importance de rester dans le sujet
Le format de proposition commerciale standard est généralement conçu pour répondre aux questions les plus probables qu’un client ou un investisseur pourrait avoir. Il est souvent judicieux pour les gens d’inclure autant de détails que possible afin de compléter leurs propositions, mais en même temps, il est important de rester concentré. Les meilleures propositions restent dans le sujet et limitent leurs descriptions au projet spécifique en cours. Les projets antérieurs, l’expérience de l’entrepreneur et les déclarations émotionnelles sont généralement mieux laissés de côté jusqu’à ce que et à moins que plus d’informations aient été demandées.