Un système d’information sur la gestion du personnel est un ensemble de procédures et de technologies appliquées que les employés des ressources humaines utilisent pour suivre et organiser les données sur les employés d’une entreprise ou d’une organisation. Ces informations peuvent inclure les registres de paie, les documents fiscaux et les enregistrements des avantages attribués tels que l’assurance maladie. D’autres informations sur les employés sont souvent conservées dans un système de ce type pour les évaluations périodiques des performances. Ces dossiers sont généralement des curriculum vitae et des copies des certifications pertinentes de l’industrie. Ce domaine de la gestion des ressources humaines implique à la fois l’utilisation d’un logiciel informatique et des pratiques de routine pour la saisie et la mise à jour des données pertinentes.
Les entreprises comptant un grand nombre d’employés ont souvent besoin d’un service des ressources humaines (RH) distinct pour conserver des enregistrements précis de toutes ces informations. Travailler avec un système d’information de gestion du personnel nécessite à la fois une bonne maîtrise de la technologie et une capacité à récupérer rapidement les données nécessaires. Un progiciel conçu pour ces tâches de ressources humaines se compose généralement de bases de données liées contenant différents ensembles d’informations. Une base de données peut contenir des enregistrements de chèques de paie émis liés à une autre base de données avec des informations sur les impôts retenus, par exemple. Le personnel des RH est responsable de la mise à jour et de l’exactitude de ces informations sur la main-d’œuvre.
En plus de maintenir régulièrement les données dans un système d’information de gestion du personnel, le personnel des RH doit également effectuer des requêtes spécifiques qui récupèrent certaines informations. Selon le type de système installé, ils peuvent interroger ces informations avec des commandes telles que celles en langage de requête structuré (SQL) ou un langage de programmation de base de données similaire. D’autres types de logiciels de gestion des ressources humaines ont des interfaces utilisateur graphiques avec des fonctionnalités pour créer et stocker des formulaires, des tableaux, des graphiques et des rapports. Lorsqu’un responsable du personnel souhaite conserver des copies numérisées des curriculum vitae des employés et des documents similaires, le système d’information comprend souvent une capacité de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour créer des copies électroniques consultables.
Un système d’information sur la gestion du personnel joue également un rôle important dans les pratiques d’embauche et de licenciement d’une entreprise. De nombreuses entreprises utilisent les fonctionnalités OCR de ce type de programme pour analyser les curriculum vitae à la recherche de mots-clés désignés. Les candidats dont les curriculum vitae ont des correspondances de mots clés ont souvent de meilleures chances de recevoir une invitation à un entretien. Certaines entreprises utilisent cette technologie pour suivre et enregistrer toutes les nouvelles certifications que les employés obtiennent, en particulier celles qui comptent comme une formation rémunérée. Les travailleurs qui peuvent nécessiter des mesures disciplinaires ou des conseils ont également fréquemment des enregistrements de ces informations conservés dans leurs dossiers électroniques du personnel au sein du service des ressources humaines.