Che si tratti di un rappresentante autorizzato o di un paziente, un abstractor medico individuerà e recupererà le informazioni dalle cartelle cliniche appropriate e preparerà tali dati per la presentazione al richiedente. La conoscenza approfondita della terminologia medica e un’intima familiarità con le procedure mediche sono fondamentali per il lavoro e vengono applicate in quattro aree principali: elaborazione delle richieste, estrazione di informazioni, miglioramento dei processi e monitoraggio della fatturazione correlata. Inoltre, è necessario un attento occhio per i dettagli al fine di soddisfare tali richieste in modo accurato e conforme alle procedure organizzative stabilite e ai requisiti legali. Dipendenti o appaltatori che lavorano in tale posizione si metteranno quotidianamente a disposizione di solide capacità organizzative e capacità di multitasking. Inoltre, potrebbe dover occasionalmente trattare con un richiedente irrazionale, oltre a gestire efficacemente le condizioni stressanti.
La definizione delle priorità e l’elaborazione delle richieste di informazioni sono due compiti svolti regolarmente da un astrattore medico. Ciò richiede l’utilizzo delle informazioni ottenute dal richiedente e il confronto di tali informazioni con le corrispondenti cartelle cliniche per garantire l’accuratezza e la priorità stabilita. Usando i processi e le procedure organizzative stabilite, determinerà la priorità delle richieste e si assicurerà che i dettagli e le firme necessari richiesti accompagnino la richiesta e, in situazioni di emergenza, elaborino la richiesta senza indugio. Inoltre, può contattare immediatamente i pazienti e / o i rappresentanti autorizzati alla scoperta di eventuali problemi associati alla richiesta ricevuta, al fine di accelerare il processo.
L’estrazione delle informazioni richieste per soddisfare la richiesta è la parte centrale del lavoro dell’astrattore medico. Durante questo processo, lui o lei può accedere ai dati medici da una varietà di fonti per includere sia i media digitali che le copie cartacee fisiche. Dopo aver estratto e verificato le informazioni richieste, l’astrattore medico di solito documenta la richiesta, spesso in un database online per scopi di monitoraggio. Parte di questo processo può includere la preparazione delle fatture per le richieste che richiedono il pagamento.
È inoltre necessario documentare l’adempimento della richiesta e di solito ha due scopi: dimostrare le procedure adeguate a fini legali e garantire un processo efficiente. Il controllo di qualità è fondamentale per questo processo di rendicontazione con l’obiettivo di identificare opportunità di miglioramento e / o conformità. Delineare le risorse necessarie e comunicare tali risultati sia alle autorità che ai revisori interni aiuta a facilitare la realizzazione dei miglioramenti raccomandati.
La fatturazione e la riscossione di un pagamento da parte di un richiedente può anche far parte della descrizione del lavoro per un abstractor medico. Rispondendo a ritardi o negligenza nel pagamento, può anche inviare promemoria scritti e comunicare promemoria verbali relativi al pagamento dovuto. Fornire a un richiedente metodi di pagamento accettati e lavorare per garantire che il pagamento a volte faccia parte del dovere dell’astrattore medico.