Nel mondo della gestione dei progetti, il responsabile del progetto garantisce la salute finanziaria dei progetti. Ogni progetto tentato da un’azienda è un rischio finanziario. Il compito del responsabile del progetto è garantire che un’azienda non sprechi milioni di dollari in un progetto con un patrimonio netto di sole migliaia. Il responsabile del progetto è spesso la coscienza aziendale del project manager.
La maggior parte delle risorse di un progetto ha l’obiettivo di completare il progetto. Solo la parte finanziaria della squadra ha i suoi obiettivi misurati in dollari. Questo lavoro viene talvolta chiamato analista finanziario del progetto. Questo titolo indica che il responsabile del progetto ha la massima responsabilità finanziaria per le attività del progetto.
Un progetto è definito come una raccolta temporanea di attività lavorative progettate per raggiungere un obiettivo particolare. I progetti spesso sfuggono al controllo, ma alla fine dovrebbero essere utili per l’azienda. Ogni progetto ha un elenco di attività richieste chiamato percorso critico. Quindi ci sono altre attività, chiamate attività associate, che possono o meno accadere lungo quel percorso critico.
Un esempio di un percorso critico in un progetto per riparare un’auto con un motore difettoso sarebbero tutti i compiti associati alla riparazione del motore. Le attività associate potrebbero essere qualcosa come dipingere la macchina di un nuovo colore, che non è assolutamente essenziale per completare il progetto. Il responsabile del progetto vedrebbe il processo dal punto di vista finanziario, osservando il costo dell’auto e come realizzare un profitto sull’auto. Quindi calcolerebbe il margine nel progetto, tenendo conto delle spese più recenti del project manager. Questo calcolo costituisce il valore netto del progetto.
Il responsabile del progetto dovrebbe essere un elemento chiave nel processo di gestione del progetto, solo progetti di illuminazione verde che hanno un potenziale di profitto o efficienza. Questi di solito si traducono in risparmi e potenziale di profitto per l’azienda. La tendenza schiacciante è spesso quella di spendere troppo in progetti e concentrarsi su obiettivi tangibili orientati al compito, piuttosto che obiettivi finanziari. Questo lascia i team di sviluppo, le squadre di costruzione e i ricercatori a spendere soldi che non dovrebbero. Qualcuno deve seguire questo processo e il controllore del progetto è responsabile per quello.
Sebbene il compito del controllore del progetto possa non sembrare troppo impegnativo, deve bilanciare tutti i lati e le considerazioni di un progetto. Deve decidere cosa è necessario finanziare per il successo del progetto, determinando al contempo quali finanziamenti possono essere tagliati come spese non necessarie. È una specie di scommessa. Non importa quanto coscienziosamente il responsabile del progetto svolga il proprio lavoro, non esiste alcuna garanzia che il progetto realizzerà mai il successo previsto all’inizio.