Un’invenzione di Alexander Bain, un orologiaio scozzese, il fax o facsimile fu introdotto per la prima volta nel 1842. Consisteva in una macchina in grado di tradurre i segnali dal telegrafo e riprodurre quei segnali come un’immagine su carta. Da quel momento, il facsimile si è evoluto in un sofisticato mezzo di comunicazione in grado di convertire un’immagine in segnali di dati elettrici e digitali, trasmetterli su linee telefoniche e riconfigurare quei segnali nell’immagine originale su carta o pellicola. Il facsimile ha la capacità di interpretare e trasmettere immagini, testi, fotografie, disegni, parole scritte e persino intere mappe. Le aziende di tutto il mondo si affidano alla tecnologia fax per accelerare la trasmissione di documenti importanti che sono sensibili al tempo e alla sicurezza.
I fax, che sono la fonte principale per la distribuzione dei fax, funzionano scansionando e riproducendo un documento in un’immagine bitmap. L’immagine viene quindi codificata dal fax in segnali elettronici o digitali e trasmessa attraverso una rete telefonica a un altro fax. Dall’altro lato, il fax ricevente interpreterà i segnali elettronici o digitali, li tradurrà di nuovo in dati bitmap e stamperà l’immagine originale su carta. Gli utenti di un apparecchio fax realizzano ciò utilizzando un numero di telefono assegnato all’apparecchio fax, per trasmettere il fax a un altro apparecchio fax assegnato un numero di telefono e collegato a una rete telefonica. A seconda delle dimensioni del documento e del numero di pagine, questo processo di solito richiede solo pochi minuti per essere completato.
Con l’avvento di Internet, il fax ha dovuto affrontare alcune sfide difficili da altri progressi tecnologici che consentono di inviare documenti online. Un metodo semplice consiste nell’utilizzare uno scanner per scansionare il documento e utilizzare le e-mail per inviare il documento come allegato. La sicurezza, tuttavia, a volte è un problema, in particolare su piattaforme non crittografate. Pertanto, alcune aziende si affidano ancora al fax per aiutare a mitigare i pericoli associati alle piattaforme non crittografate che potrebbero consentire l’intercettazione del documento.
Oltre alle macchine fax, molte aziende implementeranno server fax che riceveranno i fax in arrivo e li memorizzeranno sul disco rigido del server. I vantaggi dell’utilizzo di un server fax su più apparecchi fax sono la riduzione dei costi associati alla stampa di più fax al giorno, eliminando gli sprechi associati alla stampa di fax non necessari. I fornitori di fax sono anche un’altra opzione che le aziende possono utilizzare, consentendo la trasmissione di fax su Internet. L’utilizzo di un provider consente all’utente di eliminare le spese associate ai tradizionali metodi di fax.