Un giornale di registrazione dell’esborso di cassa è una registrazione contabile del contante pagato. Può anche essere conosciuto come un registro degli assegni, poiché include comunemente uno spazio per registrare i numeri degli assegni, poiché pochi pagamenti aziendali possono essere effettuati in valuta contante. Questo documento comprende parte delle registrazioni contabili complessive di un’impresa. Tali registrazioni consentono ai contabili di tenere traccia delle spese, registrare eventi importanti e bilanciare i libri contabili per mantenere informazioni accurate sui fondi disponibili e altre questioni di interesse.
In un giornale di registrazione elettronico dei pagamenti in contanti, questi record sono conservati nel software di contabilità. Tale software può comunicare con una banca per scaricare le informazioni sull’estratto conto e sul conto. Questi programmi possono estrarre dai vari registri secondo necessità in modo che un contabile possa preparare rapporti, prepararsi per le tasse e impegnarsi in altre attività relative alla tenuta dei registri. È anche completamente ricercabile e dispone di filtri per ordinare le voci per tipo di spesa, importo e altre categorie.
Oltre alle versioni elettroniche, possono essere conservati anche i giornali di pagamento in contanti. I negozi di forniture per ufficio in genere vendono libri contabili per questo scopo. Gli imprenditori possono anche utilizzare un taccuino generico o progettare un modulo personalizzato da utilizzare in un raccoglitore per tenere traccia delle spese in contanti. Le copie cartacee possono essere utilizzate dalle piccole imprese con volumi di transazioni relativamente bassi. Queste aziende potrebbero non essere in grado di permettersi un software di contabilità o potrebbero stabilire che il costo per l’acquisizione e l’apprendimento di un programma non supera i vantaggi che può offrire.
Nel giornale di registrazione dell’esborso in contanti, ogni riga offre spazio per annotare la data, il beneficiario e l’importo di un esborso. È incluso anche spazio per discutere la natura di un pagamento. In alcuni casi, ciò può essere fatto inserendo l’importo in una colonna come affitto, utenze o forniture per ufficio. Ogni colonna può essere sommata alla fine di un determinato periodo per tenere traccia delle spese totali e sviluppare una registrazione dettagliata. Questo può essere utile per organizzare durante la stagione fiscale, quando le colonne separate aiutano le aziende a calcolare rapidamente gli acquisti per natura per detrarli in modo appropriato.
Sebbene sia tipicamente progettato per usi aziendali, un diario di pagamento in contanti può anche essere utile come strumento di finanza personale. Alcune persone trovano utile tenere registri dettagliati delle finanze personali per il budget e altri motivi. I record organizzati possono essere particolarmente utili per le persone che desiderano trovare aree del loro budget che potrebbero tagliare per ridurre le spese complessive. Ad esempio, le spese molto elevate per mangiare nei ristoranti o per l’acquisto di vestiti nuovi possono diventare ovvie quando questi acquisti vengono registrati separatamente in un diario di pagamento in contanti e confrontati con altri.
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