Un costo in contanti è un costo che viene pagato immediatamente in contanti o un equivalente come un assegno o un vaglia. Ciò è in contrasto con i costi pagati a credito, tramite un contratto di credito con un venditore o l’uso di una carta di credito o di una linea di credito per coprire le spese. Le aziende che utilizzano un metodo di contabilità di cassa registrano i costi di cassa non appena sono sostenuti e registrano i costi di credito solo quando vengono pagati contanti per regolare i conti di credito. Questo metodo di contabilità può porre alcune sfide, portando molte aziende a preferire l’utilizzo della contabilità per competenza per monitorare le attività del proprio account.
In sostanza, un costo in contanti è qualsiasi costo pagato in anticipo in fondi immediatamente disponibili. I fondi per tali costi vengono prelevati direttamente dai conti di una società, piuttosto che essere concessi a credito e rimborsati in seguito. Esistono molti tipi di transazioni in cui sono richiesti pagamenti in contanti per motivi di sicurezza e questi sarebbero tutti registrati come costi in contanti ai fini della contabilità. Alcune persone e aziende operano interamente in contanti per comodità o per altri motivi e quindi hanno solo costi in contanti.
Nella contabilità di cassa, ogni volta che viene effettuato un pagamento in contanti per regolare un costo in contanti, viene registrato nella contabilità generale, insieme alle informazioni sulla transazione. Un problema con questo metodo è che non esiste un meccanismo per la registrazione delle transazioni di credito, e quindi la contabilità generale non fornisce un riflesso accurato delle condizioni aziendali. Un’azienda potrebbe avere transazioni di credito in sospeso che non sono registrate, creando una rappresentazione fuorviante della sua salute finanziaria.
Un costo in contanti può includere conti liquidati immediatamente, spese correnti pagate in contanti, molte utenze e così via. Nei metodi di contabilità per competenza, oltre a registrare i costi di cassa man mano che sono sostenuti, i contabili annotano anche le operazioni di credito. Registrando queste transazioni quando si verificano, anche se il denaro non è ancora cambiato, l’azienda è in grado di tenere traccia meglio della propria situazione finanziaria e di generare un’immagine più onesta delle proprie finanze per le parti interessate.
Gli approcci ai metodi contabili variano a seconda dell’azienda. Molti si sono allontanati dalla contabilità dei costi di cassa alla contabilità per competenza perché trovano il metodo di competenza più accurato e utile per le loro esigenze. I contabili possono fornire consigli specifici sui metodi contabili e sull’opzione che potrebbe essere più appropriata per una determinata attività. Una volta selezionato un metodo contabile, deve essere applicato e utilizzato in modo coerente per ridurre il rischio di confusione, rendiconti finanziari imprecisi e altri problemi.
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