A volte nota come lettera di vettura internazionale, una lettera di vettura internazionale è un tipo di documento che serve come registrazione o elenco delle merci che stanno per essere trasportate da un venditore a un acquirente. Questo tipo di documentazione è una parte comune dei documenti richiesti quando si esportano merci a un acquirente che risiede in un altro paese. Il testo di una lettera di vettura internazionale deve essere conforme alle leggi e ai regolamenti sulla spedizione in vigore sia nel paese di origine che nel paese di destinazione e servire come prova dell’accordo esistente tra l’acquirente e il venditore, in termini di la natura, la quantità e il tipo delle merci trasportate. La lettera di vettura non è considerata un titolo per le merci trasportate, e come tale non è considerata uno strumento negoziabile, ma solo un documento a sostegno della transazione.
In genere, la lettera di vettura internazionale viene preparata dal venditore, noto come mittente. I termini presenti nella lettera di vettura variano leggermente, a seconda delle leggi sulla spedizione e sul commercio che si applicano nella nazione in cui risiede il venditore. Tali termini richiederanno normalmente l’identificazione del numero e del tipo di merce trasportata come parte dell’ordine, una descrizione delle merci, i pesi di tali merci e il nome del destinatario, di solito l’acquirente. Potrebbero essere richieste altre informazioni, in base alla modalità di trasporto utilizzata per spostare la merce dal venditore all’acquirente, come la prova dell’assicurazione.
Nella maggior parte dei casi, a una lettera di vettura internazionale verrà assegnato un numero identificativo specifico, spesso di natura alfanumerica. Non è insolito che sezioni di quel numero forniscano in qualche modo dati specifici relativi a quella spedizione. Ad esempio, tre caratteri possono designare il porto di origine, altri tre potrebbero riguardare la classe della merce spedita e altri tre caratteri potrebbero riguardare il porto di destinazione. Altri caratteri possono essere utilizzati per identificare gli spedizionieri coinvolti nel trasporto, altri porti di scalo lungo il percorso o altri fattori che potrebbero essere utili per tracciare la spedizione durante il transito. Oggi, sia il venditore che l’acquirente possono spesso utilizzare il numero della lettera di vettura internazionale per monitorare lo stato di avanzamento della spedizione, consentendo a entrambi di proiettare quanto vicino alla data di consegna prevista arriverà effettivamente la spedizione.
Non è insolito che i documenti giustificativi accompagnino anche la lettera di vettura internazionale. Questi possono includere una sorta di bolla di accompagnamento che serve a supportare le informazioni sulla lettera di vettura vera e propria, soprattutto in termini di peso e numero di merci incluse nella spedizione. I documenti per affermare l’assicurazione sulla merce possono anche far parte del pacco totale della lettera di vettura, così come qualsiasi altro documento legale che potrebbe essere richiesto per le merci per lasciare o entrare nei porti coinvolti nella spedizione. Poiché le leggi che regolano l’importazione e l’esportazione delle merci variano, le compagnie di navigazione e gli intermediari che spesso organizzano il trasporto devono assicurarsi che sia la lettera di vettura internazionale che i documenti giustificativi siano conformi alle normative sia al punto di origine che a quello di destinazione per il spedizione.