Esistono diversi modi per condividere documenti tra più computer o utenti e i migliori suggerimenti per tale condivisione di file spesso dipendono dai metodi utilizzati. Per condividere documenti tra computer collegati su una rete locale (LAN), ad esempio, gli utenti devono assicurarsi che i file siano impostati correttamente per la condivisione e devono stabilire cartelle appositamente per i file condivisi. Se qualcuno utilizza un sito o un servizio di file hosting su Internet, deve assicurarsi di annotare l’indirizzo dinamico dei propri file e considerare la quantità di spazio di archiviazione di cui potrebbe aver bisogno. Quando si utilizza un servizio di condivisione di file per la condivisione di documenti, è necessario prestare attenzione per evitare file che potrebbero essere infettati da software dannoso o che violano le leggi in un’area.
La condivisione di documenti in genere consiste nella condivisione di file di computer tra due o più sistemi o utenti. Uno dei modi più semplici per condividere documenti è creare una LAN tra due o più computer locali, solitamente utilizzando connessioni Ethernet dirette o un router. Una volta creato, i file possono essere impostati come condivisibili all’interno delle proprietà di ciascun documento, consentendo l’accesso ad altri sulla rete. Spesso è più semplice per ogni utente creare una cartella specifica per la condivisione di documenti e quindi posizionare tali documenti nella cartella per renderli più facili da trovare per gli altri utenti.
Esistono anche siti Internet che possono essere facilmente utilizzati per condividere documenti. Questi siti host consentono agli utenti di caricare file e quindi creare collegamenti che possono essere utilizzati per condividere tali file con altri. Qualcuno che utilizza un sito di questo tipo dovrebbe assicurarsi di documentare i collegamenti fornitigli per i file. Poiché sono disponibili diversi servizi, chiunque sia interessato a questo metodo di condivisione dei documenti dovrebbe cercare anche un servizio che fornisca un’archiviazione adeguata.
La condivisione di documenti può essere ottenuta anche tramite l’uso di un programma o servizio di condivisione file. Questo tipo di programma di solito rende i documenti condivisi apertamente disponibili ad altri utenti, quindi gli utenti dovrebbero prestare attenzione per garantire che i documenti privati o sensibili non siano condivisi attraverso tale servizio. I file su questi servizi di condivisione possono essere corrotti o infettati da malware e virus, quindi è necessario prestare attenzione ogni volta che si scaricano file e documenti tramite tale servizio. La condivisione di documenti protetti da copyright, diversi dal proprietario di quel copyright, può essere illegale in molte aree, quindi gli utenti dovrebbero fare attenzione a evitare di violare le leggi sul copyright nel loro paese.