Un documento intelligente è un tipo specifico di documento elettronico interattivo. Si differenzia da un documento elettronico standard in quanto è dinamico e personalizzabile. Le aziende, dalle società di marketing alle entità di leasing commerciale, possono trarre vantaggio dall’integrazione di documenti intelligenti nelle loro operazioni, poiché il loro utilizzo può far risparmiare tempo e risorse riflettendo immediatamente dati specifici.
I formati per documenti intelligenti includono Adobe® PDF, Microsoft® InfoPath®, software Cardiff e XForms by W3C®. Anche DocFire™, Exari e Intelledox possono essere considerati parte della soluzione documentale intelligente. Ognuno di questi software può essere programmato per aiutare nella produzione e nell’uso di documenti intelligenti. Sono inoltre basati su XML, per quanto riguarda i dati utilizzati.
Un documento intelligente si distingue in modo fondamentale dal normale documento informatico. Mentre si può dire che un documento elettronico standard è la versione digitale di un pezzo di carta, un documento intelligente è interattivo e può essere dinamico. I documenti elettronici interattivi consentono un’elevata personalizzazione dei documenti sia per l’utente che per il visualizzatore.
Pagine web personalizzate, presentazioni e moduli che cambiano su richiesta dell’utente possono essere considerati documenti intelligenti. Di solito funzionano in combinazione con Internet e un tipo di software server. Queste cose aiutano a dare vita al documento intelligente, a mantenerlo dinamico e a rispondere agli input.
Le applicazioni per un documento intelligente sono numerose. Questi documenti possono aiutare le aziende a semplificare le loro operazioni, aiutare con i protocolli del servizio clienti e ridurre i costi. Alcune aziende che si affidano a dati in continua evoluzione, come le società di marketing, possono anche applicare documenti intelligenti alle loro pratiche commerciali. Ad esempio, le società di marketing che utilizzano documenti intelligenti per riempire automaticamente i materiali di marketing diretto con le informazioni personali dei potenziali clienti hanno maggiori possibilità di raggiungere i propri mercati di destinazione e aumentare i tassi di conversione. Possono anche consolidare i loro marchi, avere una migliore fidelizzazione dei clienti e ridurre i costi associati al marketing utilizzando documenti intelligenti.
Un esempio di applicazione pratica di documenti intelligenti riguarda il leasing commerciale e il prestito. Questo settore si basa sull’idea che diverse entità prestino e affittino per scopi commerciali e per periodi di tempo specifici, quindi documenti intelligenti possono aiutare le entità che prestano e noleggiano. I documenti intelligenti possono fornire agli agenti di prestito e leasing documenti che sono stati programmati in modo intelligente per riflettere il nome del locatario e altre informazioni personali. Ciò può far risparmiare tempo e risorse al locatore quando si tenta di finalizzare le offerte.