Più di ogni altra merce, l’impresa moderna è alimentata dall’informazione. L’avvento dei media creati elettronicamente ha trasformato la nostra economia in un’economia dell’informazione, con le più grandi imprese che hanno contenuti che ammontano, in alcuni casi, a diversi terabyte di informazioni. Se l’odierna azienda Fortune 500 avesse tutte le sue informazioni in forma stampata, ci vorrebbe un esercito di archivisti solo per tenerne traccia.
Molte organizzazioni hanno presenze web sia interne che esterne, entrambe possono contenere grandi quantità di informazioni regolarmente aggiornate. La gestione dei contenuti Web è un importante sottoinsieme della gestione dei contenuti e si riferisce a programmi e apparecchiature utilizzati per gestire questi contenuti basati sul Web.
I sistemi di gestione dei contenuti sono sistemi elettronici che prendono i dati e li organizzano, in modo che possano essere recuperati, cercati e aggiornati facilmente e condivisi in tutta l’organizzazione. L’ingrediente di base è la tecnologia dei database, sebbene un CMS sia più di un database; include una sofisticata tecnologia di ricerca e meccanismi di archiviazione a più livelli che possono ruotare il contenuto in vari tipi di archiviazione basata su hardware (CD-ROM, nastro, ecc.), a seconda della frequenza di accesso.
Un CMS, poiché è pensato per gestire tutti i tipi di informazioni indipendentemente dal formato, deve offrire anche un alto livello di interoperabilità documentale. Vale a dire, tutti i documenti, inclusi documenti di elaborazione testi, fogli di calcolo, database, file .PDF e qualsiasi altro tipo di file, devono essere tutti categorizzati e incrociati in modo che durante la ricerca, tutte le informazioni pertinenti diventino disponibili, indipendentemente di origine o formato. Inoltre, l’interoperabilità tra i sistemi di gestione dei contenuti è diventata essenziale, in modo che più organizzazioni e agenzie governative possano condividere le informazioni quando necessario, anche se utilizzano sistemi diversi.
Sebbene la condivisione delle informazioni abbia assunto una grande importanza nell’odierna economia dell’informazione, il sistema di gestione dei contenuti deve anche tenere conto dell’autorizzazione e fornire una struttura tale che un amministratore possa specificare quali destinatari possono accedere a quale contenuto. I diritti di accesso ai documenti dovrebbero poter essere impostati al livello di un singolo utente.
Altri elementi importanti di un sistema di gestione dei contenuti includono la capacità di acquisire facilmente grandi volumi di documenti automaticamente, la capacità di riutilizzare i documenti e riassemblarli in nuovi documenti e la capacità di creare un flusso di lavoro che riflette le dipendenze di un documento su un altro. Infine, molti sistemi di gestione dei contenuti includono funzionalità collaborative, che consentono a più operatori in posizioni separate di collaborare alla creazione o modifica di documenti e gestire le modifiche e le revisioni ai documenti. L’aspetto collaborativo del CMS assicurerà anche che ogni informazione associata a un particolare progetto sia sincronizzata e distribuita a ogni membro del team di progetto in modo tempestivo.