Un sistema di gestione delle regole aziendali è un tipo di software aziendale che può aiutare a eliminare la necessità di un grande reparto IT (IT) all’interno di un’organizzazione. Contiene metodologie integrate per impostare, definire e modificare le regole aziendali all’interno dell’organizzazione, rendendolo un programma personalizzabile che consente alle organizzazioni di definire le proprie “regole aziendali”. Le regole aziendali sono semplicemente gli standard in base ai quali un’organizzazione opera, come le politiche ei requisiti operativi dell’azienda. Oltre a ciò, un sistema di gestione delle regole aziendali contiene un’interfaccia completamente funzionale per le operazioni aziendali; in altre parole, è una soluzione software completamente incapsulata per un’azienda.
Per comprendere la differenza tra un sistema di gestione delle regole aziendali e un normale programma aziendale, immagina un tipico programma aziendale che consente ai venditori di inserire ordini, recuperare file di dati dei clienti e così via. Un sistema di gestione aziendale conterrebbe tutte queste funzionalità di base, oltre a contenere una meta-interfaccia che consente all’organizzazione di modificare al volo le “regole” aziendali. Ad esempio, se l’organizzazione avesse una regola fissa secondo cui un cliente può ordinare non più di 1,000 articoli alla volta, questo sarebbe integrato direttamente in un normale software aziendale, rendendo impossibile per i dipendenti elaborare le vendite attraverso il sistema per più di 1,000 articoli. Nel software delle regole aziendali, il software conterrebbe una funzionalità che consente a un utente autorizzato di modificare quella e qualsiasi altra regola al volo, consentendo al software di evolversi continuamente con l’organizzazione.
Il vantaggio dell’utilizzo di un sistema di gestione delle regole aziendali deriva dalla sua interfaccia incapsulata, che rimuove il reparto IT come intermediario tra le modifiche alle politiche a livello esecutivo e le modifiche al software aziendale effettivo. Con il software di gestione delle regole, i dirigenti possono sia decidere le modifiche alle regole sia modificarle nel sistema, fornendo un livello più elevato di efficienza all’interno dell’organizzazione.
Uno dei principali svantaggi dell’utilizzo di un sistema di gestione delle regole aziendali è il costo. Naturalmente, poiché il software è più complesso del tipico software aziendale, costerà di più per lo sviluppo, l’aggiornamento e il funzionamento. Il costo operativo aggiuntivo spesso deriva dall’hardware per i computer, poiché i requisiti di sistema per software più complessi sono naturalmente più ripidi rispetto ai programmi più semplici. Sebbene, per le organizzazioni che possono permettersi questi costi iniziali e di lavoro, il software di gestione delle regole fornisce un approccio semplificato che, nel tempo, può finire per far risparmiare denaro all’azienda.