Il servizio di webcast crea un ambiente di conferenza virtuale online per aziende, proprietari di piccole imprese e istituti di istruzione. Il servizio può essere utilizzato per amministrare lezioni dal vivo, presentazioni e condividere informazioni visive in un ambiente di teleconferenza. La selezione del miglior servizio di webcast dipende in larga misura dalle capacità tecnologiche e dalle esigenze dell’organizzazione.
Una delle considerazioni più importanti quando si sceglie un servizio di webcast è il costo. Determinare quanto può essere speso per un pacchetto software è fondamentale poiché le funzionalità aggiuntive possono rendere troppo costoso un pacchetto altrimenti conveniente. Aiuta anche se viene fatto un elenco di esigenze prima di selezionare un potenziale pacchetto. Alcune organizzazioni avranno bisogno di un’applicazione di base che porti semplicemente i partecipanti in una chat room comune, mentre altre avranno bisogno di funzionalità di condivisione, registrazione e riscossione dei pagamenti più sofisticate.
Alcuni software di hosting di servizi webcast sono compatibili con determinate applicazioni e piattaforme di computer. Quando si seleziona un programma, considerare quali applicazioni esterne potrebbero aver bisogno di essere integrate nel servizio webcast, come fogli di calcolo e software di elaborazione testi. Se l’organizzazione non è in grado di prevedere il tipo di piattaforma informatica utilizzata dai partecipanti, è importante che il servizio supporti una varietà di sistemi operativi remoti. La sicurezza e la personalizzazione potrebbero essere funzionalità critiche offerte da alcuni fornitori di servizi di webcast.
Oltre a condurre ricerche online per potenziali fornitori di servizi di webcast, è una buona idea parlare con i rappresentanti di ciò che l’azienda sta cercando. La dimensione e il tipo di organizzazione possono entrare in gioco quando si seleziona un fornitore di servizi appropriato. Alcuni si rivolgono specificamente alle istituzioni educative, mentre altri offrono diversi pacchetti per una vasta gamma di clienti. Inoltre, ci sono alcuni fornitori che offrono una gamma di soluzioni per organizzazioni da piccole a grandi, mentre altri si rivolgono specificamente alle piccole imprese per mantenere bassi i costi.
Quando si seleziona un fornitore di servizi, è necessario considerare anche l’attuale tecnologia dell’organizzazione. Le trasmissioni Internet possono avvenire su normali linee telefoniche o su una connessione a banda larga, Voice over Internet Protocol (VOIP). È fondamentale assicurarsi che il servizio e il software siano compatibili e funzionino senza problemi sulla rete di comunicazione esistente. Il servizio dovrebbe anche essere in grado di accogliere la quantità di potenziali utenti che verranno registrati nel webcast.
La facilità d’uso è un’altra considerazione importante quando si seleziona un fornitore di servizi. Alcuni richiedono che ogni computer scarichi e configuri un software di webcast, mentre altri utilizzano una piattaforma virtuale fornita ai partecipanti al momento dell’accesso. Per le aziende che utilizzano il servizio per generare entrate tramite conferenze virtuali, una piattaforma su richiesta potrebbe essere più adeguata. Le istituzioni educative o le aziende che richiedono che gli stessi utenti accedano a presentazioni regolari potrebbero ritenere più efficiente un’installazione permanente sul computer di ciascun utente.