La collaborazione in tempo reale è un tipo di strumento aziendale che è diventato di uso comune, grazie alla potenza di Internet. In sostanza, i vari tipi di strumenti di collaborazione web consentono alle persone situate in una vasta gamma di luoghi fisici di riunirsi in un unico ambiente virtuale e lavorare insieme su un progetto comune come se si trovassero nella stessa stanza. Strumenti di questo tipo possono essere utilizzati come parte di una rete interna all’interno di un’azienda che gestisce una serie di strutture in tutto il mondo o possono essere ottenuti per l’uso da una società di telecomunicazioni che fornisce soluzioni di conferenza Web online insieme a funzionalità di conferenza audio.
Uno strumento di collaborazione in tempo reale di base consentirà ai partecipanti alla riunione di partecipare attivamente alla creazione o alla modifica di qualche tipo di documento. Il documento può essere una proposta che viene preparata per la presentazione a un nuovo cliente, una presentazione di diapositive che verrà utilizzata in una prossima conferenza di vendita o di settore, o anche la creazione di una sorta di documento interno come un manuale per i dipendenti. In genere, un individuo identificato come moderatore o leader del gruppo ha la capacità di autorizzare ciascun partecipante alla riunione a partecipare in qualche modo, dall’utilizzo del proprio computer per apportare modifiche in tempo reale al testo o all’aspetto del documento , per partecipare a chat di gruppo tramite una connessione audio o messaggistica istantanea.
Questo tipo di collaborazione in tempo reale è talvolta noto come whiteboarding o whiteboard collaboration. In sostanza, il processo si basa sul caricamento del documento sul server della società che ospita la sessione di conferenza in tempo reale o sull’utilizzo della cosiddetta condivisione del desktop per consentire a tutti i partecipanti di vedere il desktop del leader del gruppo. Il leader visualizza il documento sul proprio desktop affinché tutti possano vederlo, quindi concede ai membri del gruppo la possibilità di apportare modifiche al documento tramite l’interfaccia della conferenza. Una volta apportate le modifiche, il leader può salvare le modifiche nel documento di origine proprio come se le modifiche fossero state apportate sul posto.
A seconda della struttura dello strumento di collaborazione in tempo reale utilizzato, l’interazione audio può essere fornita da un’audioconferenza complementare che si verifica contemporaneamente alla sessione di conferenza Web. Altre volte, la parte audio della riunione è fornita da una connessione Voice over IP che consente al moderatore e ai partecipanti di comunicare con l’uso di altoparlanti e microfoni collegati ai desktop e ai laptop utilizzati per partecipare alla riunione virtuale. In entrambi gli scenari, il moderatore ha la possibilità di controllare la collaborazione in tempo reale bloccando la riunione una volta che tutto il personale richiesto è presente e scegliendo chi ha la modifica e altri privilegi in qualsiasi momento durante la sessione.