Un’interruzione di controllo è un cambiamento di categoria all’interno di un database per consentire a un computer di calcolare i subtotali. Le interruzioni di controllo possono essere necessarie per determinati tipi di operazioni che richiedono la logica per suddividere le informazioni in blocchi significativi. Un essere umano potrebbe trovare rapidamente le interruzioni naturali in una tabella di informazioni ed elaborarle, ma un computer ha bisogno di segnali. I programmatori possono inserire interruzioni a una varietà di intervalli e gli utenti possono crearne di proprie purché si adattino ai parametri del programma.
In un semplice esempio, un college potrebbe mantenere un database di studenti attuali. Il personale potrebbe voler essere in grado di ordinare questi dati in diversi modi. Potrebbero richiedere la suddivisione degli studenti per stato, provincia o paese, ad esempio. Potrebbero voler guardare il numero di studenti in un dato anno, le persone in particolari specializzazioni e così via. Le interruzioni di controllo possono creare categorie separate all’interno del database per consentire al computer di eseguire questa operazione.
È possibile la creazione di categorie nidificate. Nel database degli studenti, ad esempio, un’interruzione del controllo potrebbe essere per contea o unità simile del governo locale, un’altra per stato o provincia e un’interruzione del controllo finale per Paese. Il personale potrebbe richiedere subtotali ad ogni diversa interruzione di controllo; per esempio, potrebbero voler sapere che dei 150 studenti degli Stati Uniti, 70 sono del Mississippi. La presenza di interruzioni a livello nazionale e statale consente al computer di restituire questi dati.
Questo può essere utile in un’ampia varietà di database, dai programmi di contabilità ai record di titoli e atti. Le interruzioni di controllo consentono una gestione dettagliata del database all’interno di un singolo database, senza la necessità di creare nuovi file e voci per ordinare diversi tipi di informazioni. Ciò rende possibili i processi analitici. I contabili che preparano relazioni annuali, ad esempio, possono totalizzare profitti e perdite per trimestre, settore di attività e altri parametri.
I programmi di database possono avere interruzioni di controllo integrate automaticamente dai progettisti e gli utenti possono aggiungerne altre, se seguono la sintassi specifica del programma. È importante assicurarsi che l’interruzione di controllo copra i campi desiderati, poiché inclusioni accidentali potrebbero creare errori. Le persone potrebbero anche voler pensare a come altri potrebbero utilizzare e organizzare i dati quando impostano le interruzioni di controllo. La pianificazione anticipata può ridurre il rischio di problemi che potrebbero rendere più difficile l’accesso al database e l’estrazione delle informazioni necessarie in futuro.