Una copia elettronica è una copia elettronica di un documento. Contrasta con una copia cartacea, un documento stampato su carta o un altro supporto. Le copie digitali sono facili da trasferire, distribuire, condividere e manipolare: tutti potenziali svantaggi o vantaggi, a seconda del documento coinvolto. Possono anche essere utilizzati per generare copie cartacee, stampando una copia del documento. Molti uffici senza carta oa basso spreco fanno molto affidamento su copie elettroniche per comunicare e condividere informazioni.
Le copie digitali possono essere aperte in genere in una varietà di programmi di elaborazione testi. Per maggiore sicurezza, un documento può essere salvato in un formato di sola lettura. Ciò consentirà alle persone di visualizzarlo, ma non di modificare la copia elettronica. Nei casi in cui le persone sono preoccupate che i dati vengano modificati o manipolati da persone che hanno accesso al file, questo può essere utile. Alcuni programmi mantengono anche i registri delle modifiche, consentendo alle persone di tenere traccia delle modifiche apportate al documento, ripristinandole se lo si desidera per ripristinare il documento a un punto precedente.
Le persone con copie digitali possono inviarle via e-mail, trasferirle su una rete o inserirle su un disco o un disco rigido portatile per condividerle. Questa varietà di tecniche di distribuzione può essere utile e può consentire agli uffici di eliminare spese come fax e corrieri. Le copie digitali in genere non hanno lo stesso valore legale delle copie cartacee a causa del potenziale di alterazione, ma possono essere utilizzate per la maggior parte delle attività in un ufficio, comprese cose come l’invio di bozze di un contratto in formato elettronico avanti e indietro per la modifica e l’approvazione , con le persone che esaminano attentamente la copia cartacea prima di firmare per assicurarsi che contenga le modifiche desiderate.
Le copie digitali possono essere utilizzate anche per cose come le presentazioni, con le persone che distribuiscono il documento elettronicamente in modo che tutti abbiano una copia o lo visualizzano su uno schermo durante una presentazione o un evento. La possibilità di apportare modifiche fino all’ultimo minuto può essere utile per le persone che desiderano avere tempo per perfezionare le proprie presentazioni e che potrebbero aver bisogno di apportare modifiche dell’ultimo minuto per adattarsi alle modifiche delle informazioni e ad altri problemi. Gli insegnanti spesso archiviano i materiali della classe in formato elettronico in modo che possano facilmente cambiarli e riutilizzarli per le lezioni.
Per gli uffici in cui lo spazio è una considerazione importante, passare interamente o principalmente all’elettronica può conferire vantaggi significativi. Le persone possono rivedere i materiali in copia elettronica ed evitare la generazione di grandi volumi di carta che richiederanno l’archiviazione. Se la sicurezza è un problema, è possibile stabilire misure di sicurezza elettroniche per fornire la massima protezione possibile alle copie elettroniche. Ciò può includere strumenti come backup remoti per salvare copie in caso di incendi, virus e altri problemi.