Per gestire le e-mail in modo uniforme su reti come Internet, è stato progettato il Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), il protocollo standard utilizzato per lo scambio di e-mail. A livello di server, SMTP è responsabile sia dell’invio che della ricezione della posta elettronica tra host di inoltro che instradano la posta attraverso la rete alla sua destinazione. A livello di client (utente), la maggior parte delle persone associa SMTP solo all’invio di posta e l’indirizzo del server di posta in uscita è spesso smtp.[thedomain].com. L’indirizzo del server di posta in arrivo, tuttavia, potrebbe prendere il nome da un protocollo di recupero, come Post Office Protocol 3 (POP3), pop3.[thedomain].com o Internet Message Access Protocol (IMAP), imap.[thedomain].com .
I provider di servizi Internet (ISP) generalmente forniscono ai propri clienti un indirizzo POP3. L’autenticazione è necessaria per raccogliere la posta da un server di posta in arrivo e assume la forma dell’indirizzo e-mail e della password associata. Potrebbe trattarsi di una password proprietaria utilizzata solo per la posta o della password assegnata all’account. Un solo client alla volta può accedere a una casella di posta POP3 e, una volta raccolta, la posta viene automaticamente eliminata dal server.
Sebbene POP3 sia efficiente, non è sempre utile. Il protocollo IMAP consente il recupero della posta dal server lasciando delle copie. Questo è utile per le persone che raccolgono posta da più client o località. Ad esempio, utilizzando IMAP, l’utente può raccogliere e-mail personali mentre è al lavoro per tenersi aggiornato sulle cose, quindi può eliminarlo dalla macchina di lavoro e raccoglierlo di nuovo da casa per rispondere. Il client di posta elettronica di casa può quindi essere configurato per eliminare la posta dal server.
Coloro che utilizzano assistenti digitali personali (PDA), telefoni cellulari e altri dispositivi elettronici personali con accesso alla posta elettronica e supporto IMAP apprezzeranno anche la possibilità di controllare la posta senza che il processo elimini la posta dal server. Sebbene sia possibile rispondere rapidamente ad alcune e-mail utilizzando un tastierino numerico, le risposte più lunghe vengono digitate più comodamente da un computer standard in un secondo momento. Utilizzando il protocollo IMAP, la posta sul server di posta in arrivo può anche essere contrassegnata o contrassegnata per indicare vari stati o condizioni. Ad esempio, la posta raccolta può essere contrassegnata come letta.
POP3 è più spesso associato al servizio di posta dell’ISP, mentre IMAP è generalmente utilizzato dai servizi di posta elettronica basati sul Web. La flessibilità IMAP può essere utilizzata con la maggior parte degli account POP3, tuttavia utilizzando un client di posta supportato da IMAP. I client di posta elettronica più diffusi oggi supportano entrambi i protocolli POP3 e IMAP.