Un file di dettaglio è un file del computer che registra un evento o una transazione che si è verificata. Per questo motivo viene anche chiamato file di transazione. I file di dettaglio sono composti da una serie di campi di informazioni che costituiscono un record del computer. I campi possono essere spesso utilizzati per eseguire ricerche nell’intera raccolta di file di dettaglio creati. I file di dettaglio di solito hanno un campo chiave che può essere utilizzato come criterio di ricerca, come un numero di dipendente, numero di conto cliente, data o altre informazioni importanti.
Una raccolta di file di dettaglio o record di transazione viene archiviata ed elaborata da un sistema di elaborazione delle transazioni. Ogni file di dettaglio viene archiviato per un periodo di tempo specifico all’interno del sistema di elaborazione delle transazioni se soddisfa una serie di criteri di conservazione. Ad esempio, il sistema di elaborazione delle transazioni potrebbe essere programmato per conservare solo un file di dettaglio con un record completo in cui tutti i campi contengono dati validi.
Ogni file di dettaglio è un’importante informazione che deve essere recuperata ed elaborata dal sistema di elaborazione delle transazioni come parte delle normali procedure operative di un’azienda. Ad esempio, un file di dettaglio potrebbe includere informazioni su una transazione finanziaria specifica. Affinché il pagamento possa essere effettuato, il file di dettaglio deve essere acquisito ed elaborato. Il file includerebbe informazioni su chi pagare, quanto pagare e perché viene effettuato il pagamento, nonché qualsiasi altro campo che il sistema informatico è programmato per acquisire.
Esistono diverse caratteristiche di un file di dettaglio e di un sistema di elaborazione delle transazioni che sono importanti per rendere efficiente il sistema. I file di dettaglio dovrebbero essere progettati per un’elaborazione rapida in modo che possano essere trasmessi, elaborati e archiviati il più rapidamente possibile. Il sistema che trasmette i file di dettaglio dovrebbe essere affidabile in modo che nessun file di dettaglio venga perso o indirizzato erroneamente. I file di dettaglio devono essere standardizzati per essere efficienti; avere lo stesso design per ogni file di dettaglio significa che il sistema di elaborazione delle transazioni può elaborare il file rapidamente. Infine, i file di dettaglio devono essere accessibili solo in determinate circostanze in modo da preservare l’integrità delle informazioni.
I file di dettaglio possono essere elaborati in diversi modi. Possono essere elaborati in batch in determinati orari predeterminati ogni giorno, settimana o mese. Potrebbero invece essere elaborati istantaneamente o in “tempo reale”, come durante le transazioni online. Le modalità di elaborazione dei file dipendono dalle esigenze dell’azienda e dalle richieste e aspettative del cliente.