Le linee guida per il deposito dell’UCC sono regole specifiche per la compilazione e l’invio dei moduli UCC al Segretario di Stato. Forniscono istruzioni su come completare le sezioni dei moduli che riguardano il nome del debitore individuale o dell’organizzazione, il nome della parte garantita e la garanzia. Le linee guida sono comunemente derivate dall’articolo 9 del codice commerciale uniforme e alcune linee guida sono leggermente modificate per soddisfare le esigenze di archiviazione online e per posta dello stato. Ogni stato richiede a individui e aziende di inviare moduli del codice UCC 1 o moduli del codice UCC 9 conformi a queste linee guida, altrimenti tali moduli vengono spesso respinti. I moduli sono forniti dallo stato in cui l’individuo desidera presentare un deposito UCC, ma l’Associazione internazionale degli amministratori commerciali (IACA) offre anche moduli nazionali accettati dalla maggior parte degli stati.
L’organizzazione o il nome individuale deve essere il nome legale completo esatto per soddisfare i requisiti delle linee guida per il deposito dell’UCC. Il motivo è che il debitore può essere confuso con un altro debito, il che eliminerà l’efficacia del deposito UCC. Il numero di previdenza sociale del debitore è richiesto solo per alcuni tipi di privilegi, e quindi può verificarsi confusione tra i debitori se il nome non è archiviato correttamente. Lo scopo del deposito dell’UCC è che il creditore comunichi al pubblico un interesse di sicurezza nella garanzia del debitore. Spesso ha l’effetto di un privilegio, sebbene il creditore debba perfezionare il privilegio separatamente.
Il nome della parte protetta è il nome legale del creditore. Può anche essere il nome del cessionario, che è la persona fisica o l’organizzazione a cui il creditore trasferisce la garanzia. Quando un nuovo creditore acquista il prestito garantito dal vecchio titolo, il trasferimento del prestito viene spesso definito cessione. Il nuovo creditore diventa il cessionario e anche per il cessionario si applicano le linee guida per il deposito dell’UCC relative alla parte garantita.
Uno degli aspetti più importanti dei moduli è l’elenco delle garanzie del debitore. La garanzia è la proprietà personale che il debitore utilizza per garantire il prestito e non può venderla, trasferirla o liberarsene perché il creditore ha un interesse in essa. Le linee guida per il deposito della garanzia UCC per l’elenco delle garanzie sono spesso semplici. Il debitore deve elencare solo le informazioni collaterali e non estranee, e dovrebbe includere una breve descrizione di ogni elemento. Ad esempio, il creditore non dovrebbe utilizzare quella sezione del modulo per elencare il nome e gli indirizzi del cessionario per ciascuno degli elementi. Tali informazioni non vengono inserite nei registri pubblici e spesso non sono ricercabili dal pubblico.