Un sistema di gestione della manutenzione è un sistema che aiuta le aziende a gestire le risorse e le apparecchiature in modo che le operazioni possano funzionare senza intoppi e in modo produttivo. Il tipo di sistema più comune e preferito negli ultimi anni è il sistema computerizzato di gestione della manutenzione (CMMS), che utilizza un software appositamente progettato per gestire i record. Il programma deve tenere traccia dei problemi rilevanti per un’azienda in modo che le attività importanti vengano completate.
I sistemi computerizzati di gestione della manutenzione sono spesso preferiti ai sistemi burocratici perché tendono ad essere più veloci e consentono un uso più efficiente della manodopera. Si impiega meno tempo a creare record scritti a mano per documentare e tenere traccia delle attività. Alcune delle funzioni più comuni di un CMMS sono la tenuta di un elenco di risorse, il controllo dell’inventario, il monitoraggio della manutenzione programmata e non programmata e il rispetto dei protocolli di sicurezza.
Il software utilizzato per far funzionare un sistema computerizzato di gestione della manutenzione può rappresentare un costo significativo. I leader aziendali possono valutare se si tratta di un buon investimento prevedendo se il sistema aumenterà la durata delle risorse, ridurrà i costi operativi e consentirà un accesso più rapido ai report relativi alla manutenzione. Ad esempio, gli ospedali utilizzano spesso un CMMS perché il guasto delle apparecchiature essenziali potrebbe comportare una situazione di vita o di morte per i pazienti. Un CMMS è anche utile per le aziende manifatturiere che gestiscono molte apparecchiature.
Per stabilire un programma di manutenzione con un sistema di gestione della manutenzione computerizzato, un’azienda deve prima inserire i registri delle sue risorse. Ciò include informazioni sulla risorsa come il nome e il numero di serie, quando e dove è stata acquistata e il reparto in cui si trova. La manutenzione preventiva può includere non solo il programma per la manutenzione delle apparecchiature, ma anche la disponibilità delle squadre di lavoro. Se necessario, il CMMS può anche elencare il tipo di manutenzione necessaria per l’apparecchiatura.
Un sistema computerizzato di gestione della manutenzione può essere utilizzato per gestire una serie di dettagli relativi alla manutenzione in corso e ai guasti delle apparecchiature. Ciò include i costi del lavoro e degli straordinari, gli arretrati di lavoro, il tempo impiegato per effettuare le riparazioni e la perdita di produttività a causa di guasti alle apparecchiature. La registrazione dei guasti dell’apparecchiatura di registrazione può aiutare a determinare se è redditizio continuare a riparare l’apparecchiatura o sostituirla.
Un altro vantaggio di un CMMS è che può impostare un protocollo che i dipendenti devono seguire quando l’attrezzatura si guasta. Ciò può aumentare l’efficienza perché ogni volta viene seguita la stessa catena di comando. Per le grandi aziende con molte attrezzature, le notifiche verranno probabilmente effettuate tramite un sistema informatico. Ad esempio, un addetto alla produzione può informare il reparto di manutenzione appropriato immettendo le informazioni su un computer situato in un’area di lavoro. Un supervisore della manutenzione dovrebbe quindi tracciare e controllare tutto il lavoro relativo alla richiesta di riparazione.
Prima di decidere su un sistema di gestione della manutenzione computerizzato, i leader aziendali di un’azienda dovrebbero valutare quali funzioni deve avere il software. È anche utile avere un elenco delle funzioni che sarebbe utile avere e di quelle che non sono necessarie. Sulla base di queste informazioni, un CMMS può essere progettato per soddisfare le esigenze di un’azienda.