Una ricevuta di posta certificata consente ai mittenti di verificare che i destinatari abbiano ricevuto una lettera o un documento spedito. Ogni pezzo di posta certificata ha un numero di tracciabilità univoco stampato sulla ricevuta. Viene compilata una ricevuta con il nome del mittente, il nome e l’indirizzo del destinatario e le spese postali totali. Una volta che il destinatario firma per la lettera, il mittente riceve una copia della firma e la data di consegna.
Le industrie che si occupano di documenti e avvisi legali, come il settore immobiliare, devono ottenere la prova che tali documenti e avvisi siano stati ricevuti dai destinatari previsti. Ad esempio, un locatore ha bisogno di una prova del ritardo nell’affitto e degli avvisi di sfratto per poter procedere con l’azione successiva. Il linguaggio del contratto di locazione di solito offre all’inquilino una sorta di protezione, come un preavviso di tre giorni per rimborsare l’affitto dovuto, prima che possa aver luogo uno sgombero. Poiché la posta certificata richiede una firma per essere consegnata, è un modo per ottenere la documentazione scritta che l’inquilino ha ricevuto l’avviso.
L’ufficio postale degli Stati Uniti consegna e distribuisce la posta certificata. È possibile ottenere una ricevuta di posta certificata da qualsiasi ufficio postale degli Stati Uniti o tramite il negozio online dell’agenzia. Non costa nulla per ottenere forniture di posta certificata, ma costa spese postali extra per inviare posta certificata.
La compilazione di una ricevuta di posta certificata è abbastanza semplice. La ricevuta è allegata al lato della busta postale, con il codice a barre certificato e il numero di tracciamento rimanenti sull’elemento postale. Una parte perforata viene compilata con le spese postali applicabili e il nome e l’indirizzo del destinatario. Di colore verde, una ricevuta di posta certificata contiene il numero di tracciamento su entrambe le porzioni.
Le etichette della ricevuta di ritorno possono essere attaccate sul retro della busta postale. Questo è ciò che viene restituito al mittente una volta ottenuta la firma del destinatario. Sull’etichetta della ricevuta di ritorno ci sarà il nome del mittente e il nome del destinatario. In fondo c’è un posto dove il destinatario della posta può firmare.
La prova di consegna non è l’unico vantaggio di una ricevuta di posta certificata. I mittenti possono utilizzare il numero di tracciamento per vedere se l’avviso è stato consegnato nel caso in cui la ricevuta di ritorno venga persa nella posta o il mittente non desideri pagare per il servizio di ricevuta di ritorno. La posta certificata è in qualche modo equivalente alla consegna di un documento tramite un corriere ufficiale.