Un responsabile dei servizi amministrativi è responsabile dei servizi a supporto del personale, dei clienti e dei clienti di un’azienda. A differenza di un responsabile di reparto che si concentra su un’area specifica, come risorse umane, controllo delle scorte o contabilità, questa posizione comporta contemporaneamente la supervisione del supporto per diversi dipartimenti. La posizione può comportare l’approvvigionamento di materiali o proprietà, l’assegnazione di spazi per i dipendenti, le esigenze di manutenzione dell’azienda e la gestione dei registri. Questa posizione può anche essere responsabile di garantire il rispetto di contratti, regolamenti e standard per la sicurezza e l’assicurazione. Il numero di dipartimenti assegnati al responsabile dei servizi amministrativi dipende dalle dimensioni e dalla struttura dell’azienda.
Tutti i tipi di società possono assumere un responsabile dei servizi amministrativi. Le piccole e grandi aziende possono beneficiare di una persona che dirige in modo efficiente i servizi di supporto per più dipartimenti. Quando i servizi sono diretti da dipartimenti specifici all’interno di un’azienda, ci possono essere conflitti e duplicazioni di sforzi. Un efficiente gestore dei servizi amministrativi previene queste situazioni.
In una piccola azienda, questa posizione implica la gestione dei servizi sia per il personale che per i dipartimenti di amministrazione fisica. I servizi del personale si concentrano su funzioni interne, quali buste paga e supporto amministrativo; i servizi di amministrazione fisica comprendono dipartimenti operativi, quali distribuzione di posta, telecomunicazioni e parcheggi. Questi dipartimenti sono normalmente composti da pochi dipendenti e richiedono solo una persona per gestire con successo i propri requisiti di servizio di supporto.
Le aziende più grandi spesso impiegano diversi responsabili dei servizi amministrativi. In questi ambienti, la gerarchia di gestione dei servizi amministrativi può essere strutturata in base ai requisiti di gestione di livello iniziale, medio e superiore. Ogni livello di gestione generalmente ha un responsabile dei servizi amministrativi che si concentra su esigenze di servizio specifiche.
Alcune aziende richiedono che i dipendenti in questa posizione svolgano doppi doveri. A volte sono percepiti come avere un carico di lavoro leggero, semplicemente amministrando i servizi. Per questo motivo, potrebbe essere loro richiesto di ricoprire altri ruoli manageriali corrispondenti alle loro capacità, come personale, acquisti, amministrazione dei contratti o operazioni.
Un responsabile dei servizi amministrativi normalmente supervisiona reparti diversi come la gestione dei materiali, l’elaborazione dei dati, il supporto di segreteria, la manutenzione delle strutture e il libro paga. Avere un background in uno o tutti questi campi può aiutarla a ottenere un impiego come responsabile dei servizi amministrativi. Qualsiasi esperienza di gestione è anche considerata un’ottima qualifica per la posizione.
La capacità di assegnare un’efficace priorità ai progetti è una risorsa per questo lavoro. È anche utile avere un’esperienza di successo nel multi-tasking e nella risoluzione dei conflitti. È altamente desiderabile comunicare efficacemente con tutti i livelli di gestione e personale. L’esperienza nel supporto amministrativo o esecutivo è un vantaggio.
Una laurea in amministrazione aziendale o un settore correlato all’attività dell’azienda è utile per garantire un lavoro di gestione dei servizi amministrativi. Il background nella gestione può essere accettato al posto di una laurea. Questa posizione è spesso una mossa di transizione preferita all’interno di un’azienda in cui si desidera avanzare nella gestione.