Gli specialisti amministrativi sono professionisti che sono addestrati per eseguire tutte le normali attività associate a un assistente amministrativo, ma hanno anche set di abilità che consentono di progettare e supervisionare progetti speciali. In genere, qualcuno in questa posizione avrà una formazione in informatica, sarà qualificato per scrivere o modificare copie di vendita ed eseguire una serie di funzioni che vanno al di là delle normali funzioni d’ufficio della maggior parte degli uffici.
Gli specialisti amministrativi sono in grado di gestire la maggior parte delle attività tradizionali coinvolte nella funzione efficiente di qualsiasi ufficio aziendale. A tal fine, possono gestire la posta in entrata e in uscita, occuparsi dell’archiviazione dei documenti, rispondere alle chiamate telefoniche in entrata o prendere accordi di viaggio per i dirigenti. Allo stesso tempo, potrebbero essere chiamati a risolvere una serie di problemi comuni della workstation, come gestire un disco rigido bloccato o assistere il personale dell’ufficio nell’apprendimento di nuovi programmi. Non è insolito che uno specialista amministrativo sia fortemente coinvolto nell’orientamento dei nuovi dipendenti e nei programmi di formazione continua per i dipendenti esistenti.
È probabile che lo specialista amministrativo tipico abbia almeno una formazione formale in informatica e tecnologia. In generale, lo specialista avrà eccellenti capacità comunicative orali e scritte, tenderà a dimostrare le qualità di leadership che entrano in gioco durante la conduzione di un progetto di gruppo e ha un certo grado di creatività che può essere richiesto durante la progettazione e la valutazione di nuovi materiali promozionali e campagne pubblicitarie .
A volte indicato come un assistente super amministrativo, lo specialista amministrativo può essere una risorsa in ambienti di ufficio sia piccoli che grandi. All’interno di un piccolo ufficio, un tale specialista può gestire una vasta gamma di compiti che altrimenti verrebbero gestiti da altre persone in un grande ufficio. Con l’ufficio più grande, spesso fungerà da complimento e supporto per il personale dei sistemi informatici, il reparto contabilità, la forza vendita e l’amministrazione generale.