Un diagrama de flujo de datos es una visualización estructurada de datos que entran y salen de un sistema de información. El detalle dentro de un diagrama de flujo de datos varía según el nivel que se le asigna. Generalmente, un diagrama de alto nivel solo tiene información limitada incluida, mientras que un diagrama de nivel inferior tiene información mucho más detallada. Esta información es utilizada por un equipo de desarrollo para administrar los datos dentro de un sistema de información.
A medida que un equipo desarrolla un sistema de información, crea un diagrama de flujo de datos para documentar cómo entrará y saldrá la información del sistema. Inicialmente, esta información se crea a un nivel muy alto, con solo los límites del sistema de información incluidos dentro del diagrama. A medida que el equipo desarrolla más la funcionalidad del sistema de información, cada uno de los procesos dentro del sistema puede incluirse en el diagrama de flujo de datos. Este diagrama ayuda al equipo a determinar dónde se almacenarán los datos para respaldar el sistema.
Estos diagramas cumplen una función importante, ya que documentan cómo cada proceso dentro del sistema accede a la información. Los sistemas externos también pueden acceder a los datos almacenados dentro de un sistema de información determinado. Estos intercambios entre sistemas están documentados para que los analistas puedan rastrear cada interacción del sistema. Estas interacciones son piezas importantes de información en el proceso de gestión de datos de cada organización.
Las leyes y regulaciones gubernamentales requieren la administración y el almacenamiento de ciertos datos. Estas regulaciones varían según la industria. El diagrama de flujo de datos ayuda a cada organización a administrar cómo la organización cumplirá con los requisitos gubernamentales para el almacenamiento de datos. Ciertas regulaciones requieren almacenamiento durante períodos de tiempo prolongados. La organización debe planificar en consecuencia la cantidad adecuada de almacenamiento de datos.
Los diagramas de flujo de datos también ayudan al equipo de desarrollo a diseñar informes y funciones de pantalla a medida que se integra el sistema de información. El equipo debe saber dónde recopilar los datos para presentarlos al usuario final. Si bien el diagrama de flujo de datos en sí mismo no aborda la funcionalidad del sistema, sí documenta qué sistema es responsable de almacenar un dato específico. El equipo de desarrollo utiliza la información del flujo de datos para describir en su documentación funcional dónde buscará la información que mostrará al usuario final.
Cada organización tiene un conjunto de diagramas de flujo de datos para documentar la información almacenada dentro de los sistemas de información de la organización. Este conjunto de diagramas se utiliza para gestionar y cumplir correctamente los requisitos de almacenamiento de datos de la organización. Los requisitos de almacenamiento de datos de cada organización los determina la propia organización para cumplir con una variedad de regulaciones gubernamentales y otros requisitos legales.